Suchen in der Datenbank TED – eine Einführung
Das Amt für Amtliche Veröffentlichungen der Europäischen Union bietet als eines seiner Informationsangebote die Datenbank TED – Tenders Electronic Daily – an. Die Datenbank enthält jeden Morgen, von Dienstags bis Samstags, ab 9 Uhr die aktuellen Bekanntmachungen des Tages. Das Amt “verkauft” die Inhalte der Datenbank auch an rund 150 Lizenznehmer, welche diese in unterschiedlichen Formaten und Preismodellen anbieten. Wir wollen in diesem Beitrag aber einmal aufzeigen, wie man TED unmittelbar, sinnvoll und dabei kostenlos nutzt.
Dabei kann sich der folgende Beitrag naturgemäß nur auf die wichtigsten Funktionen beschränken. Diese wollen wir anhand dreier Szenarien verdeutlichen:
I. Suche über die TED-Dokumentennummer
Die amtliche TED-Dokumenten-Nr. hat das Format 123456-JJJJ. Wenn Ihnen diese Nummer bekannt ist (z.B. durch einen Bericht im Vergabeblog), ist dieses Dokument folgendermaßen aufzufinden:
Sie erreichen TED über die Internetadresse ted.europa.eu und wählen zunächst Deutsch als Sprache aus. Auf der folgenden Eingangsseite klicken Sie rechts oben auf „Suche“:
Dann erscheint eine Eingabemaske, bei dem im rechten Teil das Feld „Dokument-Nummer“ zu finden ist. Hier trägt man die Dokument-Nummer in der obigen Syntax ein und sendet das Formular ab.
Dabei ist Folgendes zu beachten:
1.
Das System ist so vor eingestellt, dass es nur die Veröffentlichungen des letzten Veröffentlichungstages durchsucht. Will man den Zeitraum erweitern, muss man den gewünschten Zeitraum im entsprechenden Feld dieser Maske (“Datum der Veröffentlichung von – bis”) über die daneben befindlichen Kalender auswählen.
2.
Dokumente, bei denen die Fristen (Frist zur Anforderung der Unterlagen bzw. zur Einreichung der Angebote) abgelaufen sind, werden automatisch aus der aktuellen Datenbank in die Archiv-Datenbank überführt. Diese Archiv-Datenbank ist ebenfalls kostenlos zugänglich, aber man muss hierfür (ebenfalls kostenlos) registrieren.
Auf der Startseite von TED finden Sie am linken Bildschirmrand den Link zum Registrierungsformular. Wenn Sie sich als registrierter Kunde in das System einloggen, erhalten Sie im Auswahl-Menü der Suchmaske einen weiteren aufklappbaren Punkt „Archive“.
II. Suche nach Ausschreibungen mit einem bestimmten CPV-Code
In der Suchmaske (wie oben beschrieben) können Sie durch Eingabe in das Feld „CPV-Code“ nach Veröffentlichungen unter einem Ihnen bekannten CPV-Code (Common Procurement Vocabulary) suchen. Kennen Sie den Code nicht, nutzen Sie das Pop-up-Menü über das Plus-Zeichen, womit Sie sich hierarchisch „von oben nach unten“ in den rund 10.000 Codes vortasten können. Alternative: Mit Eingabe eines Begriffes wie z.B. „Labor“ im Feld „Filter“ des Pop-up-Menüs finden Sie alle CPV-Codes, die diesen Begriff enthalten.
III. Tägliche Suche nach relevanten Ausschreibungen
Wie kann ich täglich online – ohne ein Suchprofil festzulegen – überprüfen, welche für mich interessanten Veröffentlichungen in TED zu finden sind? Dazu begeben Sie sich, wie schon beschrieben ab 9 Uhr morgens, dem Zeitpunkt der Freigabe der jeweiligen Tagesversion, auf den Eingangsbereich der TED-Datenbank über „Suche“. Der aktuelle Tag ist voreingestellt. Falls Sie nun z.B. die Dienstleistungs-Ausschreibungen des heutigen Tages finden wollen, müssen Sie wie folgt vorgehen:
1.
Im Feld „Land“ ist der Eintrag DE für Deutschland zu machen. Wenn Sie die Abkürzungen für andere Länder nicht kennen, nutzen Sie das Pop-up-Menü durch Klick auf das Pluszeichen rechts neben dem Eingabefeld.
2.
Im Feld „Auftrag“ nutzen Sie das Pop-up-Menü und wählen aus, ob Sie nach „Bauleistung“, „Lieferauftrag“, etc. suchen möchten. Wählen Sie also „Lieferauftrag“.
3.
Im Feld „Art des Dokuments“ wählen Sie „Auftragsbekanntmachung“ durch Auswahl dieses Feldes im Pop-Up-Menü.
Dann senden Sie diese Suchanfrage ab. Sie erhalten eine Liste, die Ihnen die jeweiligen Dokument-Nummern, Titel, Veröffentlichungsdaten und Einreichungsfristen für Angebote anzeigt.
Aber: Diese Liste sagt noch nicht viel über die Inhalte der jeweiligen Veröffentlichungen aus, da die Titel automatisch aus den vergebenen CPV-Kodierungen generiert werden. Sie müssen sich also jedes Dokument einzeln ansehen.
Suchen Sie hier eine komfortablere Lösung, müssen Sie wohl oder übel eines der kostenpflichtigen Angebote der Lizenznehmer der Datenbank TED nutzen. Bei diesen können Sie die Datenbank dann auch täglich nach einem genau definierten Auftrag durchsuchen lassen. Diese liefern die Ergebnisse dann auch mit einem Abstract, der die Auftragsgegenstandsbeschreibung enthält.
Der Autor Peter Cornelius war bereits 1985 Mitarbeiter eines Dienstleisters der EU-Kommission für die Datenbank TED. Von 1994 bis 2012 war er als Informationsvermittler mit dem Schwerpunkt Ausschreibungen tätig und hat den Dienst “Ted-Alert“ (www.ted-alert.de) betrieben, den ab 01.01.2012 seine beiden Kolleginnen von www.infobroker-jena.de im Rahmen einer Geschäftsübernahme übernommen haben.
