So viel Optimierungspotenzial steckt im Randbedarf des öffentlichen Einkaufs – ein Gastbeitrag unseres Seminar-Partners Unite

Öffentliche Einrichtungen, die ihre indirekte Beschaffung effizient überwachen, standardisieren und optimieren, können mit erheblichen Kosteneinsparungen rechnen. Nicht zuletzt, indem sie das sogenannte Maverick-Buying für Randbedarfe im indirekten Einkauf reduzieren. Hier bietet es sich an, gerade kleinvolumige Bedarfe zu prüfen, die im Rahmen von Direktaufträgen beschafft werden können. In diesem Beitrag erfahren Sie mehr über die Chancen, die sich Ihnen durch die Nutzung elektronischer Plattformen eröffnen und bekommen einen Vorgeschmack auf das für Sie kostenfreie Online-Seminar mit unserem Partner Unite.

Eine zeitgemäße Beschaffung muss digital und medienbruchfrei aufgestellt sein. Das ist aber längst nicht Standard in Behörden, Instituten oder anderen öffentlichen Einrichtungen. Die Regel sind vielerorts noch immer halbdigitale und halbmanuelle Prozesse. Elektronische Marktplätze unterstützen die Digitalisierung der Beschaffungsprozesse und sparen Prozesskosten. Direktaufträge können von der Produktsuche bis zur Abrechnung in einem einheitlichen, digitalen Prozess abgewickelt werden. Die manuelle Suche in verschiedenen Webshops und aufwendiges Vergleichen gehört damit der Vergangenheit an.

Auch über das Themenfeld Randbedarfe und Nachhaltigkeit lohnt es, sich Gedanken zu machen. Nachhaltige Optionen sind oft langlebiger und schonen damit Ressourcen. Um Transparenz zu schaffen, welche Artikel nachhaltig sind und diese schnell finden zu können, bieten Marktplätze wie Mercateo von Unite die Möglichkeit, nach international anerkannten Siegeln und Zertifikaten, wie z. B. dem Blauen Engel, zu filtern. Aktuell umfasst der Filter mehr als 30 Zertifikate, um das riesige Sortiment hinsichtlich Nachhaltigkeitskriterien einzugrenzen. Für über 2.000 der meistgesuchten Keywords gibt es im Mercateo Marktplatz europaweit über 1,2 Millionen Angebote von Produkten mit Umwelt- und Soziallabels. Zudem gibt es die Möglichkeit, sich vollständig nachhaltige Kataloge freizuschalten oder bestehende regionale bzw. nachhaltige Lieferanten einfach mitzubringen.

Elektronische Marktplätze stellen außerdem Wettbewerb sicher und unterstützen die öffentliche Beschaffung bei der Einhaltung von Wirtschaftlichkeitsvorgaben. Mit rund 26 Millionen Artikeln und mehr als 800 Lieferantenkatalogen gewährleistet Mercateo, dass stets mehrere Anbieter pro Produkt vorhanden sind und somit Wettbewerb stattfindet. Durch das sog. Dubletten-Matching und weitere Einkaufsfunktionen ist der Lieferanten-, Produkt- und Preisvergleich effizient möglich. Auch die Preisentwicklungen der verschiedenen Anbieter lassen sich mit der Warenkorboptimierung gut vergleichen. So können Sie immer den Anbieter mit dem günstigsten Preis wählen. Warenkörbe lassen sich außerdem auf die Lieferzeit, die Anzahl der Teillieferungen oder eine Kombination verschiedener Faktoren hin optimieren.

Auch für die Transparenz ist es förderlich, wenn die Beschaffung konsequent über einen Marktplatz läuft. Ausgaben und Bestellvolumina werden nachvollziehbar und vergleichbar. Eine solide Datengrundlage, anhand derer Einkaufende die besten Produkte, Preise und Lieferanten auswählen können. Mercateo bildet in seinem Marktplatz alle Produktinformationen übersichtlich ab und ermöglicht, Produktkriterien in verschiedenen Ansichten direkt miteinander zu vergleichen. Zudem gibt ein elektronischer Marktplatz Einblick in die Einkaufshistorie und damit das Bestellverhalten. Durch Bestellberichte und Auswertungen erhalten öffentliche Institutionen bei Mercateo Hinweise auf mögliche Ansätze für Bündelungsrahmenverträge. Transparenz ist auch das oberste Gebot bei der Auswahl der Lieferanten für den Marktplatz. Diese stammen ausschließlich aus Deutschland und Europa, werden von Mercateo geprüft und unterschreiben einen Code of Conduct. EntscheidungsträgerInnen in der öffentlichen Beschaffung können so sicher sein, bei vertrauenswürdigen Lieferanten einzukaufen. Auch Überraschungen bei der Ausweisung der Mehrwertsteuer werden so vermieden.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Unite und Mercateo beim Direktauftrag unterstützen können, melden Sie sich für unser Online-Seminar Elektronische Plattformen für den Direktauftrag am 7. Dezember 2023 an. Hier geht es zur kostenfreien Anmeldung.