Öffentliche Beschaffung der Zukunft: Wie künstliche Intelligenz zur Effizienzsteigerung und Mitarbeiterentlastung beiträgt – ein Gastbeitrag unseres Webinar-Partners GovRadar

Künstliche Intelligenz – was steckt eigentlich dahinter? Künstliche Intelligenz (KI) hat sich von einer Vision zu einer praxisnahen Technologie entwickelt, die viele Lebensbereiche durchdringt. Sie beschreibt die Fähigkeit von Maschinen, Aufgaben zu bewältigen, die menschliche Intelligenz erfordern, wie Mustererkennung, Lernen aus Daten und Entscheidungsfindung. In diesem Beitrag erfahren Sie mehr über Künstliche Intelligenz sowie Chancen, die sich bieten. Gleichzeitig können Sie einen Eindruck des kostenfreien Online-Webinars unseres Partners GovRadar erhalten.

Moderne KI basiert auf maschinellem Lernen, das Muster aus großen Datenmengen erkennt und eigenständig Handlungen ableitet. Sie kann Aufgaben automatisieren, Daten analysieren und Vorhersagen treffen, die menschlichen Entscheidungen ähneln. In der öffentlichen Beschaffung, einem Bereich mit komplexen Anforderungen und wachsendem Effizienzdruck, bietet KI das Potenzial für tiefgreifende Veränderungen und unterstützt sowohl strategische Entscheidungen als auch den operativen Alltag.

Steigende Anforderungen an Beschaffung und Beschaffende
Die öffentliche Beschaffung wendet jährlich rund 500 Mrd. Euro auf, um Schulen, Krankenhäuser und Infrastrukturprojekte zu versorgen. Dabei muss sie nicht nur wirtschaftlich, sondern auch nachhaltig, transparent und rechtssicher agieren. Vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels steigen die Herausforderungen weiter.

Die Komplexität nimmt zu, da neben Kosten und vergaberechtlichen Rahmenbedingungen auch Nachhaltigkeit und Soziales berücksichtigt werden müssen. Der Fachkräftemangel verschärft die Situation, da erfahrene Mitarbeitende in den Ruhestand gehen und qualifizierte Bewerber fehlen. Effiziente Lösungen sind daher dringlicher denn je – KI könnte hier einen entscheidenden Unterschied machen, um die Effizienz zu steigern und die Arbeitslast zu senken.

Künstliche Intelligenz in der operativen Beschaffung
Künstliche Intelligenz bietet nicht nur Potenziale im Bereich der strategischen Beschaffung, sondern auch bei operativen Aufgaben, die den Beschaffungsprozess beschleunigen und die Mitarbeitenden entlasten können. Zwei zentrale Anwendungsbereiche, in denen KI wertvolle Unterstützung leisten könnte, sind intelligentes Wissensmanagement und digitale Assistenten.

1. Intelligentes Wissensmanagement als Informationsquelle

Im Wissensmanagement kann KI eine zentrale Rolle spielen, indem sie Informationen strukturiert und zugänglich macht. Durch maschinelles Lernen extrahiert und kategorisiert KI wichtige Informationen aus Dokumenten, sodass Mitarbeitende schnell auf frühere Ausschreibungen, Vertragsbedingungen oder rechtliche Anforderungen zugreifen können. Dieses intelligente Wissensmanagement reduziert nicht nur den Aufwand bei der Informationssuche, sondern sichert
konsistente und hochwertige Dokumente.

Zudem können KI-Systeme durch die Verarbeitung großer Datenmengen Muster und Zusammenhänge erkennen, die für Mitarbeitende nützlich sind. KI-gestützte Systeme schlagen beispielsweise passende Leistungsbeschreibungen aus ähnlichen
Projekten oder besonders geeignete Vertragsklauseln vor. So profitieren Mitarbeitende von einem strukturierten Wissenspool, der die Qualität und Effizienz des Beschaffungsprozesses deutlich verbessert.

2. Digitale Assistenten für die Unterlagenerstellung

Ein weiteres Potenzial der KI liegt im Einsatz digitaler Assistenten, die den operativenAlltag in der Beschaffung erheblich vereinfachen. Solche Assistenten können zum Beispiel bei der Erstellung von Leistungsbeschreibungen oder Verträgen
unterstützen, indem sie auf bestehendes Wissen und Vorlagen zugreifen. Digitale Assistenten, die auf Grundlage von Natural Language Processing (NLP) arbeiten, sind in der Lage, die Intention und den Kontext einer Anfrage zu verstehen und automatisiert passende Textbausteine oder Vertragsklauseln vorzuschlagen.

Dies spart wertvolle Zeit und minimiert das Risiko von Fehlern. Gleichzeitig könnten die Assistenten die rechtlichen und regulatorischen Anforderungen im Auge behalten und sicherstellen, dass die Dokumente stets den aktuellen Standards entsprechen. Dies entlastet die Mitarbeitenden und gibt ihnen die Möglichkeit, sich auf anspruchsvollere Aufgaben zu konzentrieren.

Künstliche Intelligenz als Zukunftsweg

Der Einsatz von KI in der öffentlichen Beschaffung schafft Möglichkeiten, steigende Anforderungen und Effizienzansprüche zu erfüllen. KI-unterstütztes Wissensmanagement und digitale Assistenten reduzieren Arbeitsaufwand, verbessern die Qualität und sichern Standards. Gleichzeitig entlasten sie wertvolle Fachkräfte, sodass diese sich auf strategische Aufgaben fokussieren können.

Obwohl die Integration von KI Herausforderungen birgt, etwa die Integration in bestehende Prozesse, überwiegen die Vorteile: KI wird ein entscheidender Hebel sein, die Effizienz zu steigern und das Fachwissen optimal zu nutzen. KI ist somit
mehr als nur ein Trend – sie ist eine Technologie, die dazu beitragen wird, die öffentliche Beschaffung in Deutschland für die Zukunft zu wappnen.

Einladung zum Partner-Webinar „KI in der Beschaffung: Effizient digitalisieren und automatisieren“

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