PDF/UA und digitale Barrierefreiheit – Pflicht statt Kür im öffentlichen Sektor

Die gesetzliche Pflicht zur Barrierefreiheit ist eindeutig – und doch zeigt sich in der Praxis: Öffentliche Stellen tun sich mit der Umsetzung digital zugänglicher Dokumente weiterhin schwer. Dabei ist der Handlungsbedarf hoch, denn Standards wie ISO 14289-1 (PDF/UA) und DIN EN 301 549 sind längst für den Öffentlichen Sektor verpflichtend.

Inklusion durch digitale Barrierefreiheit – was Behörden jetzt wissen und tun müssen

Besonders betroffen sind Behörden, die PDF-Dokumente, elektronische Aktenführung sowie Vorgangsbearbeitung (inklusive Organigrammen und Protokollierung) oder Bescheide erstellen, veröffentlichen oder versenden. Problematisch ist jedoch, dass ohne strukturierte und barrierefreie Aufbereitung viele dieser Inhalte für Menschen mit Behinderung oder Einschränkungen, die auf technische Hilfsmittel angewiesen sind, schlicht nicht nutzbar sind.

Digitale Barrieren bleiben – trotz Digitalisierung

In einer zunehmend digitalisierten Welt ist der gleichberechtigte Zugang zu Informationen essenziell. Doch trotz gesetzlicher Vorgaben bleiben PDF-Dokumente häufig schwierig: Sie gelten als formal barrierefrei, sind es aber inhaltlich oft nicht. Bildschirmleser können Inhalte nicht korrekt interpretieren, die Navigation ist unübersichtlich, wichtige Informationen bleiben versteckt oder unerreichbar. Genau hier setzt der PDF/UA-Standard an. Er definiert, wie PDFs aufgebaut sein müssen, um von mehr Menschen gelesen und genutzt werden zu können.

Gesetzliche Anforderungen: Klare Vorgaben, lückenhafte Umsetzung

Der rechtliche Rahmen verpflichtet öffentliche Auftraggeber bereits seit Jahren zur Umsetzung digitaler Barrierefreiheit. Die EU-Richtlinie 2016/2102 verpflichtet öffentliche Stellen der Mitgliedstaaten, ihre Websites und mobilen Anwendungen barrierefrei zu gestalten. In Deutschland wurde diese Vorgabe durch das Behindertengleichstellungsgesetz (BGG) und die darauf basierende Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung (BITV 2.0) in nationales Recht überführt.

Diese Regelwerke machen deutlich: Barrierefreiheit ist keine freiwillige Zusatzleistung, sondern gesetzlich bindend – insbesondere für digitale Inhalte wie Formulare, Bescheide, Informationsmaterialien und andere PDF-Dokumente. In der Praxis mangelt es jedoch häufig an personellen Ressourcen, technischem Know-how oder geeigneten Werkzeugen zur Umsetzung dieser Anforderungen.

Zentrale Unterstützung durch BMI-Rahmenvertrag mit Atos

Um öffentliche Institutionen bei der Umsetzung zu unterstützen, hat das Bundesministerium des Innern (BMI) einen Rahmenvertrag mit dem Technologiepartner Atos geschlossen. 147 Behörden sind derzeit abrufberechtigt und können die darin enthaltenen Leistungen ohne eigenen Ausschreibungsaufwand nutzen – ein wichtiger Schritt, um strukturelle Hürden abzubauen und gesetzliche Vorgaben schnell und effektiv umzusetzen.

Empfehlung der Redaktion
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Im zweiten Teil folgt die praktische Umsetzung: Anhand einer Live-Demonstration erfahren die Teilnehmenden, wie barrierefreie Dokumente mit Word erstellt und durch Atos-Lösungen in voll zugängliche PDF/UA-Dokumente überführt werden können. An einem Beispiel wird erläutert welche Unterschiede ein PDF/UA konformes Dokument für Betroffene bedeutet. Sichern Sie sich jetzt Ihren Platz!