Aktuelle Trends und Herausforderungen in der öffentlichen Vergabe und Beschaffung
Dies ist der erste Beitrag unserer neuen Beitragsreihe auf dem DVNW-Vergabeblog zur aktuellen Studie, dem Trendmonitor „Öffentliche Vergabe und Beschaffung“. Die zweite Auflage des Trendmonitors liefert spannende Einblicke in die Praxis öffentlicher Vergabestellen und zeigt, welche Herausforderungen und Chancen die öffentliche Beschaffung in den kommenden Jahren prägen werden. Hierzu hat Hays in Kooperation mit dem DVNW und der IMCOG GmbH im Frühjahr 2025 über 550 Expertinnen und Experten aus Bund, Ländern, Kommunen und öffentlichen Unternehmen befragt und die Ergebnisse auf dem 12. DVNW-Vergabetag erstmals präsentiert.
Dieser und die kommenden Beiträge auf dem Vergabeblog werden die zentralen Inhalte der Studie präsentieren und wechselnde Einschätzungen aus der Vergabe- und Beschaffungscommunity beinhalten. Im Mittelpunkt dieses Beitrags steht das erste Kapitel des Trendmonitors, welches sich dem Status quo bei Vergabeverfahren widmet und Antworten auf folgende Fragen liefert:
- Wie erfolgreich sind die Verfahren in der Praxis?
- Welche Vergabeverfahren werden genutzt – und wie haben sich die Anteile verändert?
- Welche Rolle spielen Markterkundungen für den Erfolg?
- Und welche Zuschlagskriterien dominieren in den verschiedenen Branchen?
Die Analyse zeigt nicht nur, welche Verfahren von den Teilnehmenden in der öffentlichen Beschaffung am häufigsten genutzt werden, sondern auch, wo Reformen bereits Wirkung zeigen und welche Stellschrauben für mehr Effizienz und Qualität entscheidend sind.
Kapitel 1: Vergabeverfahren im Fokus: Nutzung, Erfolgsquoten und Zuschlagskriterien
Erfolgsquote der Vergabeverfahren
Eine zentrale Fragestellung der Studie war es herauszufinden, wie der aktuelle Status quo bei den Vergabeverfahren ist. Eine wichtige Kennzahl in diesem Zusammenhang ist die Erfolgsquote der abgeschlossenen Verfahren – also welcher Anteil der abgeschlossenen Verfahren gemäß der ursprünglichen Zielsetzung abgeschlossen werden konnten.
Betrachtet man nun die Ergebnisse, wie erfolgreich die durchgeführten Vergabeverfahren sind, so ergibt sich ein erfreuliches Bild: Rund zwei Drittel der Teilnehmenden schließen mindestens 76 % ihrer Vergabeverfahren erfolgreich ab. 14 % berichten sogar von einer Erfolgsquote von 100 % (siehe Abb. 7).
Dennoch verlaufen trotz dieser hohen Erfolgsquote die Vergabeverfahren nicht immer reibungslos. Viele Befragte geben an, dass es mehrmals pro Jahr zu Verzögerungen, Wiederholungen oder nicht erfolgreichen Abschlüssen kommt. Besonders Verzögerungen treten häufig auf – bei 9% der Teilnehmenden sogar im monatlichen Rhythmus (siehe Abb. 9). Als Ursache wird unter anderem die Bürokratie innerhalb der Vergabeprozesse genannt. Mehr dazu erfahren Sie im späteren Blogbeitrag zum diesjährigen Schwerpunktthema: „Bürokratie und Regulatorik“.
Markterkundungen als „Gamechanger“
Die Studienergebnisse zeigen eine positive Wirkung von Markterkundungen auf das Ergebnis von Vergabeverfahren. Diejenigen Teilnehmenden, die mehrmals im Jahr oder sogar mehrmals pro Monat den Markt vor einer Ausschreibung sondieren, erreichen mehrheitlich eine höhere Erfolgsquote bei den Vergabeverfahren. Die Daten zeigen zudem, dass eine intensivere Markterkundung nicht nur den Ausgang des Vergabeverfahrens verbessert, sondern auch Verzögerungen und Wiederholungen reduziert. Dennoch bleibt die Nutzung insgesamt auch im direkten Studienvergleich ausbaufähig: Weiterhin führen 57 % sie nur gelegentlich durch, während 20 % der Teilnehmenden mehrmals im Monat den Markt sondieren (siehe Abb. 9).
Nutzung der Vergabeverfahren
Neben der Erfolgsquote lohnt sich ein Blick auf die Auswahl der Vergabeverfahren – denn sie bilden das Herzstück eines jeden öffentlichen Vergabe- und Beschaffungsverfahrens. Die Studie zeigt: Öffentliche Ausschreibungen und offene Verfahren bleiben auch in der zweiten Auflage des Trendmonitors die dominierenden Vergabearten. Rund 84 % der Befragten nutzen die öffentliche Ausschreibung regelmäßig; ähnlich häufig kommen Direktvergaben zum Einsatz (siehe Abb. 6.2).
Besonders interessant ist in diesem Zusammenhang die Entwicklung bei den Direktvergaben: Die jüngsten Anpassungen der Wertgrenzen haben offenbar dazu geführt, dass diese Verfahren deutlich häufiger genutzt werden. Direktaufträge werden im Vergleich zur Studie von 2023 um 12 Prozentpunkte häufiger mehrmals vergeben. Eine Entwicklung, die verdeutlicht, wie schnell sich Reformen in der Praxis niederschlagen können.
Demgegenüber spielen innovativere Beschaffungsverfahren wie der Wettbewerbliche Dialog oder die Innovationspartnerschaft kaum eine Rolle. Gerade einmal 1-2 % der Teilnehmenden setzen diese Verfahren mehrmals im Jahr oder Monat ein, während 87 % bzw. 83 % sie nie nutzen (siehe Abb. 6.1). Hier stellt sich die spannende Frage: Woran liegt das? Sind die Verfahren zu wenig bekannt oder die Prozesse zu komplex?
Zuschlagskriterien im Überblick
Die Studie beleuchtet auch die Zuschlagskriterien: 44 % der Befragten vergeben den Zuschlag überwiegend nach dem Preis, während 54 % eine Kombination aus Preis- und Qualitätskriterien anwenden (siehe Abb. 11).
Dabei zeigen sich deutliche Unterschiede zwischen den Branchen: Im Bauwesen dominiert klar der Preis, wohingegen im Bereich der IT- und Beratungsleistungen eine Kombination aus Preis und Qualität bevorzugt wird. Hier spielen insbesondere Qualität, Expertise und Umsetzungsgeschwindigkeit eine zentrale Rolle.
Was die Zahlen bedeuten: Die DVNW-Perspektive auf die Vergabepraxis
Aus Sicht des DVNW zeichnen die Ergebnisse des Trendmonitors ein differenziertes Bild der aktuellen Vergabepraxis: Einerseits belegen die insgesamt hohen Erfolgsquoten, dass öffentliche Vergabestellen ihre Verfahren überwiegend zielgerichtet und professionell durchführen. Andererseits zeigen die häufig genannten Verzögerungen und Wiederholungen, dass strukturelle Herausforderungen weiterhin bestehen und den Arbeitsalltag vieler Vergabestellen prägen.
Erfolgsquoten sind kein Selbstläufer
Dass rund zwei Drittel der Befragten mehr als drei Viertel ihrer Verfahren erfolgreich abschließen, ist ein positives Signal. Gleichzeitig darf diese Kennzahl nicht darüber hinwegtäuschen, dass der Aufwand für erfolgreiche Verfahren hoch bleibt. Komplexe Regelwerke, knappe personelle Ressourcen und steigende fachliche Anforderungen führen dazu, dass selbst formal erfolgreiche Verfahren mit erheblichem Zeit- und Abstimmungsaufwand verbunden sind. Aus Sicht des DVNW bestätigt dies den Bedarf an praxisnahen Vereinfachungen und einer stärkeren Unterstützung der Vergabestellen im operativen Geschäft.
Markterkundung: noch nicht flächendeckend etabliert
Die Ergebnisse zur Markterkundung sind besonders aufschlussreich. Dass eine intensivere Marktsichtung nachweislich zu höheren Erfolgsquoten und weniger Verfahrensabbrüchen führt, deckt sich mit den Erfahrungen aus dem DVNW-Netzwerk. Dennoch zeigt der weiterhin hohe Anteil nur gelegentlicher Markterkundungen, dass dieses Instrument noch nicht flächendeckend als selbstverständlicher Bestandteil guter Vergabepraxis etabliert ist. Der DVNW sieht hier sowohl Informations- als auch Schulungsbedarf, insbesondere zum Abbau rechtlicher Unsicherheiten.
Vergabeverfahren: Bewährtes dominiert, Innovation bleibt die Ausnahme
Die starke Nutzung öffentlicher Ausschreibungen und offener Verfahren unterstreicht die Bedeutung bewährter, rechtssicherer Instrumente. Der Anstieg der Direktvergaben zeigt zugleich, dass Anpassungen der Wertgrenzen in der Praxis schnell Wirkung entfalten. Demgegenüber bleibt die Nutzung innovativer Verfahren wie des wettbewerblichen Dialogs oder der Innovationspartnerschaft gering. Aus DVNW-Sicht liegt dies weniger an mangelndem Interesse als an hoher Komplexität, fehlender Routine und begrenzten Ressourcen. Erforderlich sind daher rechtliche Klarstellungen, Best-Practice-Beispiele und mehr Austausch innerhalb der Vergabecommunity.
Zuschlagskriterien: Schrittweise Abkehr vom reinen Preis
Positiv bewertet der DVNW die zunehmende Berücksichtigung qualitativer Zuschlagskriterien. Die Ergebnisse zeigen eine Weiterentwicklung des Verständnisses vom „wirtschaftlichsten Angebot“, insbesondere außerhalb des Bauwesens. Gleichzeitig bleibt der Preis in vielen Bereichen dominie-rend. Aus Sicht des DVNW besteht weiterhin Potenzial, qualitative, nachhaltige und innovative As-pekte stärker und rechtssicher zu berücksichtigen, ohne die Verfahren unnötig zu verkomplizieren.
Vergabeverfahren im Wandel: Was die aktuellen Entwicklungen für Bieter bedeuten
Die Ergebnisse des Trendmonitors zeigen deutlich: Die Vergabelandschaft hat sich in den letzten zwei Jahren spürbar verändert. Für Auftragnehmer bedeutet das, sich auf neue Rahmenbedingungen einzustellen.
Mehr Direktvergaben – neue Chancen, neue Anforderungen
Öffentliche Ausschreibungen und das offene Verfahren bleiben die dominierenden Vergabearten. Gleichzeitig ist die Nutzung von Direktvergaben im Vergleich zur ersten Studie von 2023 deutlich gestiegen. Für Bieter eröffnet dies Chancen auf schnellere Entscheidungen und weniger formale Hürden – allerdings meist bei kleineren Volumina und mit stärkerem Fokus auf bestehende Beziehungen. Sichtbarkeit ist daher entscheidend, um von dieser Entwicklung zu profitieren.
Markterkundungen als Schlüssel zum Erfolg
Die Studie zeigt: Auftraggeber, die vor einer Ausschreibung den Markt sondieren, erzielen bessere Ergebnisse. Wir als Bieter begrüßen diese Entwicklung und empfehlen, Markterkundungen als festen Bestandteil jedes Vergabeverfahrens zu etablieren. Gerade weil öffentliche Ausschreibungen weiterhin die bevorzugte Verfahrensart sind, sollte das Vergabedesign vor Veröffentlichung bestmöglich auf die Marktgegebenheiten abgestimmt sein. Für Bieter bedeutet das: Frühzeitig präsent sein, relevante Informationen bereitstellen und den Dialog mit den Auftraggebenden suchen.
Zuschlagskriterien: Mehr als nur der Preis
Damit Vergabeverfahren später das gewünschte Ergebnis liefern, braucht es leistungsfähige Bieter und ein Vergabedesign, das die wirtschaftlichsten Angebote berücksichtigt. Die Zuschlagskriterien spielen dabei eine zentrale Rolle. Der Markt bietet eine große Produktvielfalt, die sich nicht allein über den Preis bewerten lässt. Differenzierte Qualitätsmerkmale – etwa Nachhaltigkeit, Expertise oder Liefergeschwindigkeit – gewinnen an Bedeutung, insbesondere im Kontext strategischer Beschaffung. Für Bieter heißt das: Qualität sichtbar machen und die eigenen Stärken klar kommunizieren.
DVNW & Hays ziehen Bilanz: Ein gemeinsamer Blick auf die Studienergebnisse des Trendmonitor „Öffentliche Vergabe und Beschaffung“
Die öffentliche Vergabe steht im Spannungsfeld zwischen Effizienz, Rechtssicherheit und steigenden Erwartungen – für Auftraggeber wie für Auftragnehmer. Die Ergebnisse des Trendmonitors zeigen: Reformen wie die Anpassung der Wertgrenzen entfalten Wirkung, doch ihr Erfolg hängt davon ab, wie konsequent sie in der Praxis umgesetzt und von allen Beteiligten getragen werden.
Für Auftraggeber bedeutet das, Prozesse weiter zu vereinfachen, Markterkundungen stärker zu nutzen und qualitative Kriterien rechtssicher zu verankern. Für Auftragnehmer eröffnen sich neue Chancen – etwa durch die Zunahme von Direktvergaben und die wachsende Bedeutung von Qualität neben dem Preis. Gleichzeitig erfordert dies mehr Sichtbarkeit, frühzeitigen Dialog und die klare Kommunikation eigener Stärken.
Der Austausch innerhalb der Vergabecommunity bleibt dabei der Schlüssel: Nur gemeinsam lassen sich Unsicherheiten abbauen, Best Practices etablieren und tragfähige Lösungen für die Vergabe von morgen entwickeln.
What‘s next?
Im nächsten Blogbeitrag richten wir den Blick auf die Menschen hinter den Verfahren: Wie sind Vergabestellen personell ausgestattet? Welche Anforderungen und Belastungen prägen den Alltag? Und welche Chancen und Herausforderungen sehen die Expertinnen und Experten für die Zukunft der öffentlichen Vergabe und Beschaffung? Bleiben Sie gespannt!
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Die vollständige Studie können Sie kostenlos bei Hays downloaden:
Zu den Autor:innen
Franziska Otte ist Politikwissenschaftlerin und Referentin für Öffentliches Auftragswesen sowie Vergaberecht beim Deutschen Vergabenetzwerk (DVNW). Sie analysiert aktuelle rechtliche und politische Entwicklungen im Vergaberecht und angrenzenden Themenbereichen und bereitet diese für die Mitglieder verständlich auf. Zudem pflegt sie Kontakte zu Entscheidungstragenden aus Politik, Wirtschaft und Verwaltung und identifiziert Sprecherinnen und Sprecher für die Veranstaltungen des DVNW. Sie betreut außerdem die Arbeitskreise des DVNW fachlich und organisatorisch und fungiert als Ansprechpartnerin nach außen.
Nikolas Balhorn ist Politik- und Wirtschaftswissenschaftler und bei der Hays AG als Senior Consultant Public Services im unternehmenseigenen Ausschreibungsmanagement tätig. In dieser Rolle berät er interne Entscheidungsträger zu Entwicklungen im öffentlichen Sektor und wirkt aktiv an der strategischen Geschäftsfeldentwicklung von Hays mit. Er ist Mitautor der Studienreihe Trendmonitor „Öffentliche Vergabe und Beschaffung“ und berichtet regelmäßig aus Bieterperspektive in Workshops und Vorträgen über aktuelle Entwicklungen im Vergabe- und Beschaffungswesen.
Hinweis der Redaktion
Dieser Artikel ist ein gesponserter Beitrag im Rahmen der Fördermitgliedschaft beim Deutschen Vergabenetzwerk (DVNW).