Regionalgruppe Stuttgart: Sitzung vom 7. Oktober 2026

Wie lassen sich komplexe Bauvorhaben erfolgreich vergeben? Was ist bei der Dokumentation wettbewerbsloser Vergabeverfahren zu beachten? Und wie kann die öffentliche Beschaffung nachhaltiger werden? Mit diesen Fragen beschäftigten sich die Teilnehmenden beim jüngsten Treffen der DVNW-Regionalgruppe Stuttgart am 7. Oktober 2026.

Die Regionalgruppe Stuttgart des Deutschen Vergabenetzwerks (DVNW) hatte gemeinsam mit ihren Vorsitzenden Martin Ott von Menold Bezler und Dana Reinhardt vom Staatsanzeiger Baden-Württemberg zum fachlichen Austausch eingeladen. Im Mittelpunkt standen aktuelle Herausforderungen im Vergabealltag, rechtliche Anforderungen und Erfahrungen aus kommunalen Beschaffungsprojekten.

Glemstalschule: Komplexes Bauprojekt im Kosten- und Zeitrahmen

Dass auch große öffentliche Bauprojekte im vorgesehenen Zeit- und Kostenrahmen umgesetzt werden können, zeigte das Beispiel der Glemstalschule in Hemmingen.

„Ich hatte noch nie ein so großes Projekt mit so wenig Problemen“, berichtete Sonja Widmann, Bauamtsleiterin der Gemeinde Hemmingen. Die Sanierung und Erweiterung der Schule mit einem Gesamtvolumen von rund 30 Millionen Euro sei sowohl termingerecht als auch innerhalb des Kostenrahmens realisiert worden.

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor war nach Einschätzung der Projektverantwortlichen das gewählte Vergabemodell „Planen und Bauen“. Anders als bei einer klassischen losweisen Vergabe wurden Planungs- und Bauleistungen gemeinsam ausgeschrieben.

Marcus Müller, Sachgebietsleiter Bautechnik der Gemeinde Schwieberdingen, erläuterte, dass die Anforderungen funktional beschrieben wurden. Der Auftragnehmer konnte dadurch frühzeitig eingebunden werden und eigene Lösungen für die gestellte Bauaufgabe entwickeln.

Für die beiden kommunalen Projektverantwortlichen war das Verfahren zunächst ungewohnt. „Planen und Bauen war für uns beide Neuland“, räumte Müller ein. Die Vorbereitung des Teilnahmewettbewerbs habe zwar erheblichen Aufwand verursacht, die anschließende Ausführung sei jedoch deutlich einfacher gewesen als bei herkömmlichen Gewerkeausschreibungen.

Erkenntnis für die Vergabepraxis: Eine sorgfältige Vorbereitung und die Wahl eines geeigneten Vergabemodells können entscheidend zum Projekterfolg beitragen. Das Beispiel der Glemstalschule zeigt zugleich, dass alternative Beschaffungsmodelle auch für kommunale Auftraggeber eine interessante Option sein können.

Direktvergaben: Dokumentation bleibt entscheidend

Mit den rechtlichen Anforderungen bei wettbewerbslosen Vergabeverfahren beschäftigte sich Dr. Corina Jürschik-Grau, Fachanwältin für Vergaberecht und Partnerin der Stuttgarter Kanzlei Oppenländer.

Ihr Vortrag unter dem Titel „Wer schreibt, der bleibt“ machte deutlich, dass gerade bei Vergaben ohne Wettbewerb besondere Sorgfalt bei der Dokumentation erforderlich ist.

Wenn öffentliche Auftraggeber einen Auftrag direkt an ein bestimmtes Unternehmen vergeben, müssen die Gründe für diese Entscheidung nachvollziehbar festgehalten werden. Je stärker der Wettbewerb eingeschränkt wird, desto wichtiger ist eine belastbare Begründung.

Kritisch bewertete Jürschik-Grau den Entwurf zur Novellierung der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO). Zwar sehe dieser ausführlichere Regelungen zur Dokumentation vor. Die vorgesehene Anforderung, dass die Dokumentation in einem angemessenen Verhältnis zum Auftragswert stehen müsse, könne jedoch neue Unsicherheiten schaffen.

Aus Sicht der Referentin besteht die Gefahr, dass Vergabestellen trotz angestrebter Erleichterungen weiterhin umfangreich dokumentieren, um rechtliche Risiken zu vermeiden.

Ihr Tipp für die Vergabepraxis: Auch wenn Vergabeverfahren vereinfacht werden sollen, bleibt eine nachvollziehbare Dokumentation wesentlich. Bewährte Muster können helfen, den Aufwand zu reduzieren und zugleich die Qualität der Dokumentation sicherzustellen.

Ludwigsburg: Büromöbelbeschaffung nach dem Kreislaufprinzip

Wie sich Nachhaltigkeit in konkrete Beschaffungsprozesse übersetzen lässt, erläuterte Lars Keller, Leiter der Zentralen Beschaffung und Vergabe der Stadt Ludwigsburg.

Die Stadt steht vor der Aufgabe, rund 900 Arbeitsplätze an zwölf Standorten auszustatten und dabei Klimaneutralität, wirtschaftlichen Ressourceneinsatz und digitale Beschaffungsprozesse miteinander zu verbinden.

Dafür entwickelt Ludwigsburg seine bisherige Büromöbelbeschaffung weiter. Statt bei einem Bedarf grundsätzlich neue Möbel zu beschaffen, soll künftig zunächst geprüft werden, welche vorhandenen Ressourcen genutzt werden können.

Grundlage ist eine systematische Erfassung des Möbelbestands. Sie soll sichtbar machen, welche Möbel verfügbar sind und an anderen Standorten wiederverwendet werden können.

Keller erläuterte dazu das sogenannte Kaskadenprinzip:
Zunächst wird geprüft, ob geeignete Möbel aus dem vorhandenen Bestand genutzt werden können.
2. Ist dies nicht möglich, sollen vorrangig gebrauchte oder aufbereitete Möbel beschafft werden.
3. Erst danach kommt die Beschaffung neuer Produkte infrage.

Damit dieser Ansatz funktioniert, müssen auch Vergabeverfahren entsprechend ausgestaltet werden. Insbesondere bei gebrauchten oder aufbereiteten Möbeln spielen funktionale Anforderungen eine wichtige Rolle.

Mit dem neuen Beschaffungsmodell verbindet die Stadt Ludwigsburg die Erwartung, Kosten und Ressourcen einzusparen und einen messbaren Beitrag zur Klimaneutralität zu leisten.

Erkenntnis für die Vergabepraxis: Nachhaltige Beschaffung beginnt nicht erst bei der Auswahl neuer Produkte. Bereits die systematische Nutzung vorhandener Ressourcen und die entsprechende Gestaltung von Ausschreibungen eröffnen Möglichkeiten, wirtschaftliche und ökologische Ziele miteinander zu verbinden.

Erfahrungsaustausch als Mehrwert der DVNW-Regionalgruppen

Die Beiträge des Regionalgruppentreffens machten deutlich, wie vielfältig die Herausforderungen in der öffentlichen Beschaffung sind: Sie reichen von der rechtssicheren Gestaltung einzelner Vergabeverfahren über die Organisation komplexer Bauprojekte bis zur strategischen Weiterentwicklung kommunaler Beschaffungsprozesse.

Gerade der Austausch zwischen öffentlichen Auftraggebern, Vergaberechtsexperten und weiteren Fachleuten bietet die Gelegenheit, unterschiedliche Herangehensweisen kennenzulernen und Erfahrungen für die eigene Praxis mitzunehmen.

Die DVNW-Regionalgruppen schaffen dafür einen Rahmen vor Ort. Sie bringen die Vergabe-Community zusammen, greifen aktuelle Fragestellungen auf und fördern den Wissenstransfer zwischen den Beteiligten.

Wer ebenfalls Interesse hat, bei einer der deutschlandweiten DVNW-Regionalgruppensitzungen dabei zu sein, findet alle Informationen im Digitalen Netzwerk des DVNW. Die Teilnahme ist für Mitglieder wie immer kostenlos.

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