Wie die Chancen auf den Zuschlag im Vergabeverfahren erhöhen? Erfahren Sie in diesem Seminar für Bieter, wie Sie in öffentlichen Ausschreibungen besser punkten und die Vorgaben im Vergabeverfahren zur Umsetzung von Wettbewerbsvorteilen nutzen können. Unser Referent Patrick Hofstadt skizziert im folgenden Beitrag mögliche Gründe für eine schlechte Angebotswertung.  Informationen & Anmeldung 

Immer wieder fühlen sich Unternehmen nach Wertung einer Vergabe subjektiv benachteiligt. Sie sind der festen Überzeugung, eine den Erfordernissen des Auftraggebers optimal entsprechende Lösung konzipiert und zu einem attraktiven Preis angeboten zu haben. Tatsächlich mag die Lösung sogar sehr gut gepasst haben, die Beschreibung der Lösung im Angebot oder die Darstellung des Angebots innerhalb der vorgegebenen Rahmenbedingungen der Vergabe hat dies aber nicht ausreichend widergespiegelt. In der Folge erhielt das Angebot nicht die Anzahl von Punkten, die gegebenenfalls möglich gewesen wäre. Es obliegt an dieser Stelle aber grundsätzlich dem Bieter, einen bestehenden Wissensvorsprung zum Auftraggeber zu überbrücken.

In öffentlichen Ausschreibungen darf der Anteil der qualitativen Wertungskriterien bis zu 70% betragen. Die Erfahrung in der jahrelangen Begleitung von Ausschreibungsteams in vielen verschiedenen Unternehmen und Branchen hat gezeigt, dass es eine große qualitative Bandbreite innerhalb der abgegebenen Angebote gibt. Die Gründe dafür sind vielfältig, die folgenden Muster tauchen aber immer wieder auf:

• Fachliche und technisch geprägte Mitarbeiter besitzen oft nicht das nötige Wissen, um mehrwert- und kundenorientiert zu argumentieren.
• Vertriebliche Mitarbeiter sind vielfach nicht umfassend in die Erstellung von Fachtexten für Ausschreibungen involviert.
• Vertriebliche Mitarbeiter stammen darüber hinaus oft selbst aus der Technik und haben es nicht professionell gelernt, für eine fachfremde Zielgruppe Texte zu verfassen.
• Oft existiert zudem eine Bruchstelle zwischen der vertrieblichen und der fachlichen/ technischen Kommunikationswelt. Informationen zum Auftraggeber oder Auftragsgegenstand werden daher oft bereits auf der inhaltlichen Ebene nicht von allen Beteiligten gleich verstanden.

Bieter, die sich aus diesem Dilemma befreien wollen, können an mehreren Punkten ansetzen. Diese sind:

• Grundwissen zu öffentlichen Vergaben verbessern
• Schließen der Informationslücke zwischen Vertrieb und Technik
• Beherrschen der Grundkenntnisse kundenorientierter Kommunikation
• Erkenntnis, dass ein ausgereiftes Angebot Zeit zur Erstellung benötigt

Grundwissen zu öffentlichen Vergaben

Unternehmen sollten ein solides Grundwissen in Bezug auf Sprache, Kultur und Eigenarten öffentlicher Vergaben aufbauen oder sich vermitteln lassen. Denn oft scheitert es schon am grundlegenden Verständnis, dass maximal vier Seiten auch maximal vier Seiten heißt. Wenn sich der Ersteller des Fachtextes oder Konzepts die wesentlichen Informationen aus einer falsch verstandenen Dramaturgie heraus für das Ende des Textes aufgespart hat, werden sie gegebenenfalls nicht mehr gewertet.

Schließen der Informationslücke zwischen Vertrieb und Technik

An den Schnittstelle zwischen Abteilungen – und eben auch zum Auftraggeber – gehen vielfach wichtige Informationen verloren. Folgende Gründe sind nach meiner Erfahrung hier typisch:

• Unterschiedliche Wesensmerkmale typischer Vertreter von Vertrieb und Fachbereichen/ Technik
• Unterschiedliche Sprach- und Kommunikationswelten der jeweiligen Abteilung oder Seite
• Unterschiedliche Grundmotive (Der Vertrieb möchte das Geschäft abschließen, Fachabteilungen oft eher Risiken und Kosten begrenzen)
• Unzureichende Nutzung eigentlich vorhandener Kommunikationsschnittstellen

Ansatzpunkte für eine Verbesserung können hier ggf. sein:

• Sensibilisierung der Ausschreibungsmanager, dass eine aktive Moderation Missverständnisse und Informationsverluste an den Schnittstellen reduziert
• Detaillierte Vorbereitung von Besprechungen
• Durchführung der Kick Off Meetings als Präsenztermine (keine Telefon- oder Videokonferenz)
• Erstellen von Entscheidungsvorlagen mit detaillierten kundenbezogenen Fragen
• Intensive Nutzung vorhandener Dialogmöglichkeiten innerhalb der Ausschreibung
• Schaffen einer übergeordneten Rolle im bietenden Unternehmen, die zwischen Beteiligten moderiert, die die Brücke zur besonderen ‚Sprache und Kultur‘ des öffentlichen Auftraggebers schlägt und deren erstes Ziel die Abgabe eines qualitativ hochwertigen Angebotsdokumentes ist.

Beherrschen der Grundkenntnisse kundenorientierter Kommunikation

Angebotstexte sollten den Grundlagen kundenorientierten Schreibens entsprechen und sprachlich sowie stilistisch aus einem Guss sein. Um ein tatsächliches ‚Verkaufsdokument‘ – denn ein solches ist das Angebot ja nun einmal – zu schaffen, hilft es, sich an den folgenden Merkmalen zu orientieren:

• Gute Angebotstexte müssen (im Rahmen der von der Vergabe zugelassenen Möglichkeiten) eine kundenorientierte Struktur besitzen, die das aus Auftraggebersicht Wichtige voranstellt, die schlüssig aufgebaut ist und in der Unwesentliches die eigentliche Argumentation nicht verwässert.
• Gute Angebotstexte müssen vor allem für die Auftraggeberseite verständlich und präzise formuliert sein.
• Die wesentlichen vertrieblichen Botschaften sollten mit professionellen Grafiken und gängigen journalistisch-redaktionellen Stilmitteln untermalt werden. Abbildungsbezeichnungen sollten beispielsweise den mit dem Bildinhalt kommunizierten Nutzen nochmals explizit herausstellen.
• Genannte Leistungsmerkmale sollten darüber hinaus im Regelfall nicht für sich stehen, sondern wann immer möglich mit dem daraus entstehenden Nutzen für den Auftraggeber verknüpft sein.

Für alle Punkte existieren handwerkliche Best Practices, die erlernbar, objektiv nachvollziehbar und vielfach auch durch Kennzahlen messbar sind. Der Maßstab für die Verständlichkeit ist darüber hinaus immer die individuelle Sicht des Auftraggebers auf die zu vergebende Leistung. Dazu gehört auch die erwartete technische oder fachliche Tiefe der Darstellung.

Erkenntnis, dass ein ausgereiftes Angebot Zeit zur Erstellung benötigt

Abschließend müssen verantwortliche Führungskräfte in den bietenden Unternehmen verstehen, dass die Ausarbeitung eines kundenorientierten und überzeugenden Angebotes nicht en passant geschehen kann. Manchmal ist es sinnvoller, auf die Beteiligung an einer Vergabe zu verzichten und die so frei werdenden Ressourcen dafür an anderer Stelle einzusetzen, um dort ein Top Angebot zu abzugeben. Ein im Vorbeigehen erstelltes Angebot gewinnt hingegen fast nie. Es führt im besten Fall zu einem Nicht-Zuschlag, im schlimmsten Fall sorgt es mit schlechter Qualität für einen veritablen Imageschaden. Denn jedes Angebot ist auch eine Visitenkarte des abgebenden Unternehmens und ein Ausblick auf die künftige Zusammenarbeit.

Dieser Beitrag wurde von Patrick Hofstadt, Gründer und Geschäftsführer QBC | QUALITY BID CONSULTING, verfasst.