Auftragsvergaben ab 100.000 Euro Auftragswert für Bau-, Liefer- und Dienstleistungen sowie bei freiberuflichen Leistungen bedürfen bisher aufgrund der Hauptsatzung der Stadt Mainz einer vorherigen Zustimmung der städtischen Gremien. Bislang erfolgte die Beschlussfassung durch den Wirtschaftsausschuss, der in der Regel einmal im Monat tagt. Die zeitlichen Abstände zwischen den jeweiligen Sitzungen führten allerdings dazu, dass sich anstehende Auftragsvergaben zum Teil wochenlang verzögerten, was vor allem bei der Fortführung von Baumaßnahmen hinderlich war. Aus diesem Grund wurde zur neuen Legislaturperiode des Stadtrats der Vergabeausschuss gegründet.

„Die Stadt Mainz nimmt bei öffentlichen Vergaben weiter Fahrt auf und macht beim Thema E-Vergaben einen weiteren Schritt in Richtung digitalisierter Stadtverwaltung. Um die Auftragsvergaben zu beschleunigen, habe ich in enger Abstimmung mit der mir zugeteilten Abteilung Vergaben der Finanzverwaltung die Gründung eines neuen Ausschusses vorgeschlagen, der in kürzeren Zeitabständen tagen soll. Dieser Vorschlag wurde vom Oberbürgermeister und vom Stadtvorstand als sinnvoll angesehen“, so Wirtschaftsdezernentin Manuela Matz.

Dementsprechend sei in der konstituierenden Sitzung des neuen Stadtrats die Hauptsatzung des Rates entsprechend angepasst worden. Nunmehr liege die Zuständigkeit für die Beschlussfassungen über Vergabeangelegenheiten ab 100.000 Euro Auftragswert nicht mehr beim Wirtschafts-, sondern beim Vergabeausschuss. Letzterer werde grundsätzlich alle 14 Tage einberufen. „Durch die kürzeren Intervalle zwischen den einzelnen Ausschusssitzungen und in Folge dessen auch durch die häufigeren Ausschusssitzungen können erforderliche Beschlussvorlagen für eine Auftragsvergabe schneller eingeholt werden. Dies wird zu einer deutlichen Beschleunigung der Vergaben führen, ohne die städtischen Gremien in ihren Kontrollfunktionsrechten einzuschränken. Ich denke, dass dies überaus sinnvoll ist. Das gilt sicher gerade auch für die Wirtschaft. Als Stadt wollen wir bei diesem überaus wichtigen Thema keine Verzögerungen und tun alles dafür, damit Entscheidungen schnell getroffen werden können“, betont die Beigeordnete. Die erste Sitzung des neuen Ausschusses, der aus neun Mitgliedern (3 Sitze Bündnis 90/Die Grünen, 2 CDU, 2 SPD, 1 FDP, 1 Die Linke) sowie der Vorsitzenden Manuela Matz besteht, findet am 19. September 2019 um 17.00 Uhr im Erfurter-Zimmer des Rathauses statt.

Darüber hinaus wird es ab Oktober 2019 in Mainz bei nationalen Vergabeverfahren ausschließlich E-Vergaben geben. Bereits seit dem 19. Oktober 2018 sehen die vergaberechtlichen Bestimmungen verpflichtend eine ausschließlich elektronische Übermittlung von Angeboten, Teilnahmeanträgen und Interessenbestätigungen in europaweiten Vergabeverfahren vor.

In nationalen Verfahren steht es dem öffentlichen Auftraggeber derzeit noch frei, neben einer elektronischen Übermittlung auch die Einreichung von schriftlichen Angeboten zuzulassen. Dementsprechend werden derzeit auch noch schriftlich eingereichte Angebote durch die Abteilung 20.06 Vergabe und Einkauf zugelassen. Die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) verlangt hingegen ab dem 1. Januar 2020 grundsätzlich eine ausschließlich elektronische Übermittlung von Angeboten und Teilnahmeanträgen.

„Aus diesem Grund haben wir uns dazu entschlossen, bereits bei allen ab dem 1. Oktober 2019 im nationalen Bereich neu durchzuführenden Vergabeverfahren nur noch eine elektronische Übermittlung von Angeboten, Teilnahmeanträgen und Interessenbekundungen zuzulassen und damit sämtliche Vergaben des Bau-, Liefer- und Dienstleistungsbereichs ausschließlich als E-Vergaben abzuwickeln“, erläutert die zuständige Dezernentin Manuela Matz.

Große Änderungen würden sich für Bieter nicht ergeben. Anstelle der schriftlichen Übermittlung digitalisiere der Bieter seine Angebotsunterlagen zunächst in einer PDF-Datei und müsse diese dann rechtzeitig vor Ablauf der Einreichungsfrist auf der von der Stadt Mainz genutzten Vergabeplattform hochladen. Die elektronische Angebotsübermittlung sei für den Bieter kostenneutral und mit keinem zusätzlichen Aufwand verbunden. Der Bieter benötige kein kostenpflichtiges Zertifikat zur Erstellung einer elektronischen Signatur bzw. kein elektronisches Siegel. Bei Bauausschreibungen müsse aber beachtet werden, dass die Öffnung der Öffnung der Angebote dann nicht mehr in Anwesenheit der Bieter oder deren Bevollmächtigten erfolge.

Quelle: Landeshauptstadt Mainz