Dies ist der zweite Beitrag unserer Reihe auf dem DVNW-Vergabeblog zur aktuellen Studie, dem Trendmonitor „Öffentliche Vergabe und Beschaffung“. Die zweite Auflage des Trendmonitors liefert erneut spannende Einblicke in die Praxis öffentlicher Vergabestellen und zeigt, welche Herausforderungen und Chancen die öffentliche Beschaffung in den kommenden Jahren prägen werden. Hierfür hat Hays in Kooperation mit dem DVNW und der IMCOG GmbH im Frühjahr 2025 über 550 Expertinnen und Experten aus Bund, Ländern, Kommunen und öffentlichen Unternehmen befragt.
Nachdem wir uns im ersten Beitrag „Vergabeverfahren im Fokus“ dem Status quo bei Vergabeverfahren gewidmet haben, richten wir nun den Blick auf die Innenansicht der Vergabe- und Beschaffungsstellen. Dabei beantworten wir unter anderem folgende Fragen:
- Welche Kompetenzen sind besonders ausgeprägt?
- Welche Themen werden die öffentliche Vergabe zukünftig beschäftigen?
- Wie zufrieden sind die Beschäftigten in den Vergabestellen?
- In welchen Trends sehen sie Chancen und Risiken?
Die Analyse zeigt nicht nur, wie stark die Kompetenzen und Belastungen der Mitarbeitenden die tägliche Vergabepraxis prägen, sondern auch, welche strukturellen Engpässe den größten Handlungsbedarf erzeugen und welche Entwicklungen künftig entscheidend dazu beitragen können, die Leistungsfähigkeit der öffentlichen Beschaffung zu sichern.
Kapitel 2: Arbeiten in der Vergabestelle – Kompetenzen, Arbeitsbelastung und Zukunftstrends
Starke Fachkompetenz, aber hohe Arbeitsbelastung
Die Ergebnisse des Trendmonitors zeichnen ein überwiegend positives Bild der Kompetenzen in den Vergabe- und Beschaffungsstellen. Besonders im Bereich Recht, Kommunikation und interner Prozesssteuerung schätzen sich über 90 % der Befragten als sicher ein – ein außergewöhnlich hoher Wert, der die Professionalität der Vergabeorganisationen unterstreicht. Unsicherheiten zeigen sich dagegen häufiger in der wirtschaftlichen und technischen Dimension – also bei Fragen wie „Wie kaufe ich ein?“ und „Was kaufe ich ein?“. Im Vergleich zur Studie von 2023 fällt zudem auf, dass der Umgang mit veränderten Anforderungen mehr Unsicherheit erzeugt. Dies deutet darauf hin, dass jüngste gesetzgeberische Initiativen – beispielsweise das Bundestariftreuegesetz oder das Vergabebeschleunigungsgesetz – zu zusätzlicher Komplexität geführt haben (siehe Abb. 13).
Gleichzeitig wird sichtbar, dass Vergabe- und Beschaffungsstellen zunehmend an strukturelle Grenzen stoßen: Das Arbeitsaufkommen wächst, die Anforderungen steigen, aber die Ressourcen bleiben knapp. Fast die Hälfte der Teilnehmenden bewertet die personelle Ausstattung im Verhältnis zum Arbeitsaufkommen als nicht ausreichend (siehe Abb. 12).
Dieser Widerspruch prägt die Arbeitsrealität spürbar – hohe Kompetenz, aber zu geringe Kapazitäten. Die Folgen sind regelmäßige Verzögerungen, steigende Belastungen und der Eindruck, dass selbst gut geplante Verfahren in der Umsetzung an ihre Grenzen stoßen.
Zufriedenheit und Belastung – ein sensibles Gleichgewicht
Trotz der angespannten Ressourcenlage herrscht eine bemerkenswert positive Grundstimmung: 88 % der Befragten geben an, gerne im Vergabewesen zu arbeiten (siehe Abb. 15). Viele fühlen sich von ihren Organisationen gut unterstützt, insbesondere durch Fort- und Weiterbildungsangebote. Dieses Commitment ist ein zentraler Stabilitätsfaktor in einer zunehmend komplexen Vergabelandschaft. (siehe Abb. 14).
Doch das Gleichgewicht ist fragil: Fast jede fünfte Person erwägt, den Bereich in den kommenden zwölf Monaten zu verlassen. Gründe dafür können unter anderem die strukturellen Herausforderungen, die hohe Arbeitsbelastung und ein wachsender administrativer Aufwand durch steigende Verfahrenszahlen und interne Genehmigungsprozesse sein.
Dieser Befund ist kritisch: Die hohe Zufriedenheit allein reicht nicht aus, um die Belegschaft langfristig zu halten. Es braucht organisatorische Entlastung, moderne Arbeitsprozesse und einen realistischen Blick darauf, was Vergabestellen heute leisten können.
Zukunftstrends: Bürokratie dominiert, KI verspricht Entlastung
Nachdem die Ergebnisse die aktuelle Arbeitssituation dargestellt haben, richtet sich der Blick nun in die Zukunft. Welche Entwicklungen werden die Arbeitswelt weiter herausfordern – und wo sehen die Befragten echte Chancen für Entlastung und Fortschritt?
Regulatorische Lasten und Personalknappheit prägen den Ausblick
Im Mittelpunkt der Zukunftserwartungen steht unverändert das Themenfeld Bürokratie und Regulatorik. Für die überwiegende Mehrheit bleibt dies die zentrale zukünftige Herausforderung. Angesichts steigender Verfahrenszahlen, unter anderem durch das Sondervermögen der Bundesregierung, wird erwartet, dass regulatorische Komplexität auch künftig maßgeblich über Dauer und Qualität der Beschaffungsprozesse entscheidet.
Verstärkt wird diese Herausforderung durch Faktoren, die bereits heute sichtbar sind – allen voran der anhaltende Fachkräftemangel. Er trifft auf steigende Anforderungs- und Kompetenzerwartungen an die Vergabe- und Beschaffungsstellen und verschärft damit das Gleichgewicht zwischen Anspruch und Umsetzbarkeit. Externe Rahmenbedingungen wie steigende Preise oder ein schwankendes Bieterinteresse tragen zusätzlich dazu bei, dass Vergabestellen immer häufiger unter hohem Druck agieren (siehe Abb. 17).
KI und Automatisierung als Entlastungsfaktor
Zugleich zeigt sich bei technologischen Entwicklungen ein deutlich optimistisches Stimmungsbild: Die Mehrheit der Befragten sieht in Digitalisierung, Automatisierung und insbesondere Künstlicher Intelligenz klare Chancen für eine leistungsfähigere, entlastete und zukunftsfähige Vergabepraxis. Aus Sicht der Praxis liegt das Potenzial damit weniger in neuen Regelwerken als vielmehr in einer intelligenteren Gestaltung und Steuerung der Prozesse – unterstützt durch digitale Werkzeuge, die genau dort ansetzen, wo heute die größten Engpässe entstehen (siehe Abb. 18).
Hays und DVNW ziehen Bilanz: Wie wird die aktuelle Arbeitssituation in den Vergabestellen bewertet?
„Die Modernisierung der öffentlichen Vergabe entscheidet sich nicht allein an Gesetzen oder Prozessen, sondern vor allem an den Menschen in den Vergabestellen. Wir sehen in der Studie sehr deutlich: Hohe Kompetenz und starke Motivation sind vorhanden – doch sie stehen immer häufiger strukturellen Engpässen gegenüber. Wenn wir die öffentliche Beschaffung zukunftsfähig machen wollen, brauchen wir eine neue Personalstrategie: mehr Sichtbarkeit, systematische Qualifizierung, moderne Recruiting-Ansätze und echte Wertschätzung für die Teams, die tagtäglich diese komplexen Verfahren stemmen.“
Carlos Frischmuth, Managing Director Public Services, Hays AG
„Nachdem seit vielen Jahren auf eine Vergaberechtsreform die jeweils nächste folgte, allesamt mit dem bisher uneingelösten Versprechen, die Vergabe öffentlicher Aufträge regulatorisch zu vereinfachen, Bürokratie abzubauen und praxistauglicher zu gestalten, hat sich die Erwartungshaltung der Beschaffungsverantwortlichen verschoben: weg vom Gesetzgeber, hin zur Prozessoptimierung durch digitale Tools und insbesondere KI-Unterstützung. Die Mehrheit der Befragten sieht darin große Chancen und nicht etwa eine Bedrohung des eigenen Arbeitsplatzes.“
Marco Junk, Geschäftsführer Deutsches Vergabenetzwerk GmbH (DVNW) & DVNW Akademie GmbH
What‘s next?
Im dritten Blogbeitrag richten wir den Blick auf das diesjährige Schwerpunktthema des Trendmonitors „Bürokratie & Regulatorik“. Dabei blicken wir auf die Wahrnehmung von Bürokratie in den Vergabe- und Beschaffungsstellen und schauen, welche Auswirkungen Bürokratie auf die Vergabeverfahren hat. Abschließen möchten wir mit einer Reihe an Vorschlägen von und für die Vergabecommunity wie sich Bürokratie praxisnah und effizient reduzieren und abbauen ließe. Bleiben Sie gespannt!
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Die vollständige Studie können Sie kostenlos bei Hays downloaden:
Zu den Autor:innen
Franziska Otte ist Politikwissenschaftlerin und Referentin für Öffentliches Auftragswesen sowie Vergaberecht beim Deutschen Vergabenetzwerk (DVNW). Sie analysiert aktuelle rechtliche und politische Entwicklungen im Vergaberecht und angrenzenden Themenbereichen und bereitet diese für die Mitglieder verständlich auf. Zudem pflegt sie Kontakte zu Entscheidungstragenden aus Politik, Wirtschaft und Verwaltung und identifiziert Sprecherinnen und Sprecher für die Veranstaltungen des DVNW. Sie betreut außerdem die Arbeitskreise des DVNW fachlich und organisatorisch und fungiert als Ansprechpartnerin nach außen.
Nikolas Balhorn ist Politik- und Wirtschaftswissenschaftler und bei der Hays AG als Senior Consultant Public Services im unternehmenseigenen Ausschreibungsmanagement tätig. In dieser Rolle berät er interne Entscheidungsträger zu Entwicklungen im öffentlichen Sektor und wirkt aktiv an der strategischen Geschäftsfeldentwicklung von Hays mit. Er ist Mitautor der Studienreihe Trendmonitor „Öffentliche Vergabe und Beschaffung“ und berichtet regelmäßig aus Bieterperspektive in Workshops und Vorträgen über aktuelle Entwicklungen im Vergabe- und Beschaffungswesen.
Hinweis der Redaktion
Dieser Artikel ist ein gesponserter Beitrag im Rahmen der Fördermitgliedschaft beim Deutschen Vergabenetzwerk (DVNW).
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