Viele Vergabestellen nutzen für den Direktauftrag oder die Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb das klassische E-Mail-Postfach. Doch was schnell geht, wird spätestens bei der Revisionssicherheit zur schwierigen Angelegenheit. So müssen Rückmeldungen händisch nachverfolgt, Anhänge sortiert und die Vergabedokumentation am Ende zeitaufwendig aus Screenshots und Mail-Kopien zusammengebaut werden. Eine neue Lösung von evergabe.de bietet die passende Ergänzung: Die „Flexible Auftragsvergabe“ kombiniert die Schnelligkeit der E-Mail mit der Rechtssicherheit einer automatisierten digitalen Vergabeakte.
Entwicklung mit der Praxis, für die Praxis
Für die Entwicklung der „Flexiblen Auftragsvergabe“ hat sich das evergabe.de-Team Unterstützung aus der Praxis gesucht. Im direkten Austausch mit Anwendern wollte man verstehen, wie diese Verfahren im Alltag wirklich ablaufen. So konnten u. a. die Stadt Marienberg, die HTW Dresden sowie die Polizeiverwaltung Sachsen am Standort Markkleeberg für diese Tests gewonnen werden.
Durch diesen direkten Einblick in die Praxis wurde klar: Ein Tool muss so einfach sein, wie eine E-Mail. Gleichzeitig musste aber auch das Problem mit der manuellen Dokumentation gelöst werden. Das Ergebnis ist eine automatische Vergabeakte. Damit werden parallele Prozesse in Papierform, insbesondere nach dem Zuschlag, überflüssig.
Die Vorteile der Flexiblen Auftragsvergabe im Überblick:
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Workflow wie im E-Mail-Postfach: Das Tool dient als Ergänzung zu bestehenden Vergabemanagementsystemen. Die Ansicht und Bedienung sind bewusst an gängige E-Mail-Programme angelehnt, sodass Nutzer sofort ohne Einarbeitung starten können. |
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Zentrale Teilnahmeübersicht: Während im E-Mail-Postfach oft unklar bleibt, wer eine Nachricht gelesen hat, bietet die zentrale Teilnahmeübersicht volle Transparenz in Echtzeit. Hier bekommt man direktes Feedback, ob Interesse an der Teilnahme besteht und Angebote eingegangen sind. Zudem werden Angebote übersichtlich für die Wertung aufbereitet. |
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Die digitale Vergabeakte: Mit dem Anlegen der Vergabe wird automatisch eine strukturierte Akte erstellt. Alle Daten zu Art und Umfang der Leistung sowie zu den teilnehmenden Unternehmen werden revisionssicher gespeichert. Ergänzungen zur Verfahrenswahl oder zu Ortsbesichtigungen können problemlos hinzugefügt werden. Dank einer Reiterstruktur lässt sich zudem einfach u. a. zwischen der Dokumentation und der gesamten Kommunikation wechseln. |
Die Flexible Auftragsvergabe für die Praxis
Wer bisher auf E-Mails gesetzt hat, um „schneller“ zu sein, findet mit der „Flexiblen Auftragsvergabe“ ein Werkzeug, das dieses Tempo hält und gleichzeitig mehr Rechtsicherheit bietet. Es ist die smarte Lösung für alle, die ihre Beschränkten Verfahren ohne Teilnahmewettbewerb bzw. Direktaufträge einfach digital auf einer Plattform abwickeln möchten.
Tipp: Besonders für große Teams ist der Tarif evergabe Pro die ideale Ergänzung zur „Flexiblen Auftragsvergabe“. Neben der zentralen Zusammenarbeit mehrerer Nutzer auf evergabe.de, wird damit auch die rechtssichere Angebotsöffnung im Vier-Augen-Prinzip ermöglicht.
Wer mehr zur „Flexiblen Auftragsvergabe“ von evergabe.de erfahren möchte, nutzt am besten eine der Kontaktmöglichkeiten oder bucht direkt einen Termin mit dem evergabe.de Sales-Team.
Tel.: +49 351 41093 1422
Mail: auftraggeber@evergabe.de
Über evergabe.de: evergabe.de bietet innovative Lösungen für den gesamten Beschaffungsprozess. Die „Flexible Auftragsvergabe“ schließt die Lücke zwischen informeller Kommunikation und formaler Dokumentationspflicht. Entwickelt mit der Praxis für die Praxis.
Hinweis der Redaktion: Bei diesem Artikel handelt es sich um einen gesponserten Beitrag durch evergabe.de.
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