Seit dem 2. September ist die Bundeszentrale für politische Bildung (bpb) offiziell die dritte Behörde nach dem Bundesamt für Justiz (BfJ) und dem Bundesministerium der Finanzen (BMF), die den Pilotbetrieb der E-Akte Bund aufgenommen hat.

Seit dem 2. September ist die Bundeszentrale für politische Bildung (bpb) offiziell die dritte Behörde nach dem Bundesamt für Justiz (BfJ) und dem Bundesministerium der Finanzen (BMF), die den Pilotbetrieb der E-Akte Bund aufgenommen hat. Die Pilotierung der E-Akte Bund startet mit dem Fachbereich Multimedia (FBE), dem Referat Innerer Dienst (Z/3) sowie der Hausleitung an den Standorten Bonn und Berlin mit ca. 60 Nutzerinnen und Nutzern. Schulungen im System erfolgten am 30. und 31. Juli in Berlin und vom 14. bis 16. August sowie 11. bis 13. September in Bonn. Für die erfolgreiche Produktivsetzung und alle Vorbereitungen dazu, ist die Leiterin des Projektteams, Frau Larissa Guth, verantwortlich.

Ursprünglich sollte die bpb schon in der ersten Hälfte des Jahres mit der Pilotierung beginnen. Aufgrund projektbedingter Verzögerungen während der Bereitstellung der Systeme und der Test- und Konfigurationsphase sowie als Reaktion auf kurzfristig erkannte interne Bedenken wurde die Pilotierung verschoben. Die gewonnene Zeit wurde genutzt, um die E-Akte Bund an die Bedürfnisse der bpb anzupassen und Bedenken am System gezielt auszuräumen. So konnte die Akzeptanz bei Anwenderinnen und Anwendern nochmal deutlich gesteigert werden. Diese wird auch dadurch verstärkt, dass die Beschäftigten des Pilotbereichs Anmerkungen und Verbesserungsvorschläge bereits während der Pilotierung einbringen können und diese möglichst zeitnah umgesetzt werden. Die Bemühungen in der bpb tragen somit auch direkt zu einer gesamten Verbesserung der Anwendung bei.

Ebenso wie die anderen Pilotbehörden stand und steht die bpb in engem Austausch mit der Projektleitung in der Arbeitsgruppe Dienstekonsolidierung (AG DG I 5) im Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat (BMI) und den weiteren Projektbeteiligten (ITZBund, BVA, BSI, BfDI, Bundesarchiv und Fabasoft). Probleme konnten auf diese Weise schnell und richtig adressiert und die Lösungswege gemeinsam erarbeitet werden. Während der jetzt laufenden Pilotierung erhofft sich das BMI viele Erkenntnisgewinne aus der produktiven Arbeit mit der E-Akte Bund in der bpb. Offiziell zusammengefasst werden die Ergebnisse der Pilotierung in einem Erfahrungsbericht am Ende des Jahres. Das Gesamtprojekt wird alle Best Practices aus der Pilotierungsphase aufbereiten und in Form von verschiedenen Materialien den weiteren Pilot- und den ersten Nutzerbehörden 2020 zur Verfügung stellen.

Drei Fragen (CIO Bund) an Larissa Guth, Leiterin des Projektteams E-Akte in der Bundeszentrale für politische Bildung (bpb)

1. Frau Guth, wie kam es dazu, dass Ihr Haus zur Pilotbehörde für die E-Akte Bund wurde?
Zur Erreichung verschiedener Zielgruppen setzt die bpb bereits heute ein breites Spektrum verschiedener – natürlich auch elektronischer – Formate ein. Dementsprechend zeichnen sich viele Kolleginnen und Kollegen durch eine hohe Medienaffinität aus, sodass seit längerem der Wunsch nach digitalem und dadurch flexiblerem Arbeiten besteht. Gleichzeitig ist die bpb ein verhältnismäßig kleines Haus, sodass wir auch mit der Pilotierung die Chance ergriffen haben, an der Ausgestaltung der E-Akte Bund zu partizipieren. Nur als Pilotbehörde haben wir die Möglichkeit, den Entstehungsprozess der E-Akte Bund zu begleiten und mitzugestalten.

2. Wie haben Sie als Maßnahmenverantwortliche den Endspurt bis zum erfolgreichen Pilotstart persönlich erlebt?
Generell war es eine sehr intensive Phase, da man im Vorfeld noch an vielen Stellschrauben drehen muss, damit die Produktivsetzung gelingt und die E-Akte die Erwartungen der Beschäftigten erfüllt. Insofern gibt man insbesondere vor dem Pilotstart nochmal alles. Für mich war der Endspurt ein kleiner Krimi. Stehen die Systeme rechtzeitig bereit? Sind sie vollständig konfiguriert? Funktioniert alles wie geplant? Einmal haben wir sogar eine Schulung gehalten und nebenbei das Schulungssystem angepasst, da eine Funktion vormittags noch nicht zur Verfügung stand, die wir jedoch nachmittags schulen wollten. Die Probleme konnten aber noch rechtzeitig mit Unterstützung des ITZBund und Fabasoft gelöst werden.

3. Welchen Rat würden Sie anderen Behörden, die die E-Akte Bund einführen, geben?
Die Einführung der E-Akte bietet viele Chancen, gleichwohl können diese nicht alle zu Beginn realisiert werden. Für interne, medienbruchfreie Prozesse müsste die gesamte bpb mit der E-Akte arbeiten. Die E-Akte wird jedoch bei uns stufenweise eingeführt. Dementsprechend wird es zu Beginn noch intern Medienbrüche geben. Ähnlich verhält es sich mit Schnittstellen zu Fachverfahren wie unserem ERP-System. Diese müssen noch entwickelt werden und stehen ebenfalls noch nicht während der Pilotierung zur Verfügung.

Zu Beginn des Projektes ist es deshalb wichtig, die inhaltliche Dimension der Ziele zeitlich einzuordnen. Andernfalls weckt man an die E-Akte schnell Erwartungen, die im Rahmen einer Pilotierung nicht erfüllt werden können.

Quelle: CIO Bund