Für ein rechtsverbindliches Angebot ist es bei der E-Vergabe grundsätzlich ausreichend, wenn sich die Identität des Bieters aus den Angebotsunterlagen zweifelsfrei ergibt und das Angebot über die Vergabeplattform hochgeladen wird.

Die Bedeutung des Formblatts 213 („Angebotsschreiben“) wird bei der elektronischen Angebotsabgabe in Textform häufig überbewertet. Insofern hat die Vergabekammer Sachsen mit Beschluss vom 13.03.2023 mit erfreulicher Klarheit festgestellt, dass das Fehlen der letzten Seite des Formblatts 213 den Ausschluss eines Angebots bei der E-Vergabe grundsätzlich nicht zu rechtfertigen vermag. Dies soll zumindest dann gelten, wenn sich aus dem Angebotsschreiben im Übrigen nachvollziehbar ergibt, welcher Bieter das Angebot übermittelt hat. Für ein rechtsverbindliches Angebot ist es ausreichend, wenn dieses über die Vergabeplattform hochgeladen wird. Die Einhaltung der Textform erfordert nach Ansicht der Vergabekammer Sachsen, anders als im Jahr 2020 noch vom Oberlandesgericht Karlsruhe angenommen, auch nicht, dass die Erklärung des Bieters durch Namensunterschrift nachgebildet wird.

§ 126b BGB; § 13 Abs. 1 Nr. 1 VOB/A-EU, § 16 Nr. 2 VOB/A-EU

Leitsatz

1. Hat ein Bieter im Adressfeld „Name und Anschrift des Bieters“ des Formblatts 213 (Angebotsschreiben – Einheitliche Fassung) keine Eintragungen vorgenommen, sind aber an anderen Stellen im Angebotsschreiben Firmenname, Telefon- und Faxnummer, Umsatzsteuer- und Handelsregisternummer, Ort, E-Mail-Adresse sowie Präqualifikationsnummer genannt, ist erkennbar, welcher Bieter das Angebot übermittelt hat. Nicht erforderlich ist, dass ein Bieter (ausschließlich) aus dem Adressfeld des Formblatts 213 heraus zu erkennen ist.

2. Ist durch Gesetz Textform vorgeschrieben, so muss gemäß § 126b BGB eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben werden. Nicht erforderlich ist dabei, dass die Erklärung durch Nachbildung der Namensunterschrift oder anders einen Abschluss erhält, da diese Forderung im Tatbestand des § 126b BGB mit Novellierung der Norm 2014 aufgegeben wurde.

3. Bei der E-Vergabe wird die Rechtsverbindlichkeit einer Willenserklärung resp. der Angebotsabgabe hinreichend durch das Hochladen der Angebotsunterlagen in ihrer Gesamtheit auf der Angebotsplattform zum Ausdruck gebracht.   

4. Die dritte Seite des Formblatts 213 enthält keine Kernbestandteile eines Angebots. Elementare, dem Kernbereich zuzuordnende Angebotsbestandteile sind lediglich solche Bestandteile, die primäre Leistungspflichten betreffen, ohne die ein Angebot nahezu inhaltsleer wäre, oder deren Möglichkeit zur Nachreichung gleichzeitig das Tor für Wettbewerbsverzerrungen oder Manipulationsmöglichkeiten öffnen würde.

Sachverhalt

In dem zugrundeliegenden Fall schrieb ein öffentlicher Auftraggeber europaweit Bauleistungen aus, wobei die Angebotsabgabe elektronisch in Textform erfolgen sollte.

Der Bieter B, ein Malermeister, beteiligte sich an dem Vergabeverfahren mit einem Angebot, das er elektronisch über die vorgegebene Vergabeplattform einreichte. Das Problem dabei war, dass der Bieter es versäumte, die dritte Seite des zu verwendenden Formblatts 213 („Angebotsschreiben“) einzuscannen und diese über die Vergabeplattform hochzuladen. Zudem hatte der Bieter auf der ersten Seite des Formblatts 213 in dem Adressfeld „Name und Anschrift des Bieters“ keine Eintragung vorgenommen. Der Auftraggeber schloss das Angebot daraufhin wegen eines vermeintlichen Formverstoßes von der Wertung aus.

Der Bieter rügte den Ausschluss seines Angebots und wies darauf hin, dass das Fehlen der dritten Seite des Formblatts für die wirksame Angebotsabgabe unerheblich sei, da diese aufgrund der rein elektronischen Vergabe nicht beschriftet oder ausgefüllt werden müsse. Nach Ansicht des Bieters sei seine Identität überdies hinreichend erkennbar gewesen, da auf der ersten Seite des Formblatts von ihm angegeben gewesen sei, wo sich sein Unternehmen befände. Zudem habe er seine E-Mail-Adresse eingetragen, seine Umsatzsteueridentifikationsnummer angeführt und die Präqualifikationsnummer eingetragen.

Nachdem der Auftraggeber der Rüge nicht abgeholfen hatte, leitete der Bieter ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer ein.

Die Entscheidung

Mit Erfolg!

Der Ausschluss des Angebots kann nach Ansicht der Vergabekammer nicht auf die fehlende Eintragung in das Textfeld „Name und Anschrift des Bieters“ auf der ersten Seite des Angebotsschreibens (Formblatt 213) gestützt werden. Die Vergabekammer gestand insofern zwar zu, dass die Erkennbarkeit der Identität des Vertragspartners für den Rechtsverkehr und somit auch in Vergabeverfahren entscheidend sei, was je nach Einzelfall im Gesamtkontext beurteilt werden müsse. Vor dem Hintergrund, dass der Bieter vorliegend an anderen Stellen des Angebotsschreibens Eintragungen vorgenommen hatte (Malermeister xy, Telefon- und Faxnummer, Umsatzsteuer- und Handelsregisternummer, Ort, E-Mail-Adresse und Präqualifikationsnummer), sei die Identität des Bieters aber hinreichend erkennbar gewesen.

In diesem Zusammenhang wies die Vergabekammer zugleich darauf hin, dass dies anders zu beurteilen sein könne, wenn es sich bei dem Bieter um eine GmbH, KG oder GbR und nicht wie hier um ein Einzelunternehmen handele, da ohne den Firmenzusatz bei entsprechenden Gesellschaften Unsicherheiten für den Rechtsverkehr bestehen können.

Sodann stellte die Vergabekammer fest, dass das Fehlen der Namensunterschrift und der dritten Seite des Formblatts 213 nicht dazu führe, dass vorliegend kein rechtsverbindliches Angebot eingereicht worden sei. Bei der Angebotsabgabe in Textform gemäß § 126b BGB sei es für die „Nennung der Person des Erklärenden“ unerheblich, an welcher Stelle des Angebots der Name des Bieters genannt werde. Entscheidend sei lediglich, dass der Auftraggeber, was hier aufgrund der Eintragungen auf den ersten beiden Seiten des Formblatts der Fall gewesen sei, zweifelsfrei zuordnen könne, von wem er das Angebot erhalten habe.

Anders als zuletzt noch das Oberlandesgericht Karlsruhe, auf das die Vergabekammer ausdrücklich Bezug nahm, stellte diese fest, dass es für die gesetzliche Textform i.S.v. § 126b BGB auch nicht (mehr) erforderlich sei, die Erklärung durch Nachbildung der Namensunterschrift des Bieters abzuschließen. Zur Begründung führte die Vergabekammer aus, dass die vom OLG Karlsruhe für erforderlich gehaltene Unterschrift seit der Novellierung des § 126b BGB im Jahr 2014 keine gesetzliche Grundlage mehr habe (OLG Karlsruhe, Beschluss vom 19.02.2020 – 15 Verg 1/20).

Abschließend hat die Vergabekammer zwei Punkte hervorgehoben, die für die E-Vergabe besonders wichtig sind:

1. Die Rechtsverbindlichkeit des Angebots wird bei der elektronischen Angebotsabgabe bereits durch das Hochladen auf der Vergabeplattform hinreichend zum Ausdruck gebracht.

2. Die dritte Seite des Formblatts 213 enthält keine elementaren Kernbestandteile des Angebots und kann vom Auftraggeber nachgefordert werden.

Rechtliche Würdigung

Die Entscheidung der Vergabekammer Sachsen ist in den wesentlichen Punkten zutreffend und verdeutlicht, dass von Auftraggebern keine überzogenen Anforderungen an die elektronische Angebotsabgabe in Textform gestellt werden sollten. In Zeiten der E-Vergabe nimmt die Bedeutung des Formblatts 213 insofern immer weiter ab.

Keine Unterschrift (mehr) notwendig – Zutreffende Abgrenzung vom OLG Karlsruhe!

Die Vergabekammer Sachsen hat anhand der aktuellen Fassung des § 126b BGB zutreffend festgestellt, dass es für die wirksame Angebotsabgabe in Textform keiner Nachbildung der Namensunterschrift des Bieters (mehr) bedarf. Die Forderung einer Unterschrift zur rechtsverbindlichen Angebotsabgabe ist vielmehr ein „Überbleibsel aus früherer Zeit“, die nicht den Anforderungen der E-Vergabe entspricht.

Was unter Textform zu verstehen ist, folgt alleine aus § 126b BGB, in der seit dem Jahr 2014 geltende Fassung; diese lautet wie folgt:

Ist durch Gesetz Textform vorgeschrieben, so muss eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben werden.

Das OLG Karlsruhe hatte insofern in seinem Beschluss vom 19.02.2020 – 15 Verg 1/20 rechtlich nicht nachvollziehbar auf die zuvor geltende Fassung des § 126b BGB abgestellt. Diese lautete wie folgt:

„Ist durch Gesetz Textform vorgeschrieben, so muss die Erklärung in einer Urkunde oder auf andere zur dauerhaften Wiedergabe in Schriftzeichen geeignete Weise abgegeben, die Person des Erklärenden genannt und der Abschluss der Erklärung durch Nachbildung der Namensunterschrift oder anders erkennbar gemacht werden.“

Infolgedessen erachtete das OLG Karlsruhe die Nachbildung der Namensunterschrift weiterhin für erforderlich, ohne zu begründen, weshalb es auf die alte Fassung des § 126b BGB abgestellt hat. Für Aufklärung mag insofern der Verweis des OLG Karlsruhe auf die zivilrechtliche Kommentarliteratur, hier den Münchener Kommentar, sorgen, der noch immer fordert, dass der Abschluss der Erklärung durch die Nachbildung der Namensunterschrift oder anders erkennbar gemacht wird (Einsele in Münchener Kommentar zum BGB, 9. Auflage, § 126b BGB, Rn. 8). Diese Ansicht ist jedoch weder mit dem Wortlaut der aktuellen Fassung des § 126b BGB noch mit dem Sinn und Zweck der E-Vergabe, Vergabeverfahren effizienter zu gestalten, vereinbar.

Dies hat auch das Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat mit Schreiben vom 23.09.2019 unter Bezugnahme auf den Erlass B I 7 81064.02/01 vom 08.12.2017, bestätigt. Dort heißt es auf den Seiten 5 und 6 wie folgt:

„Es wird für elektronisch übermittelte Angebote in Textform daher künftig ausreichen, dass zu erkennen ist, welcher Bieter es eingereicht hat. Das Unterschriftsfeld im Angebotsschreiben muss künftig nur bei schriftlichen Angeboten ausgefüllt sein. Bei (allen) elektronisch übermittelten Angeboten kann es unausgefüllt sein, solange sich aus dem Angebot ergibt, wer es eingereicht hat und solange es die ggf. geforderte Signatur/Siegel enthält.“

Bei der E-Vergabe bedarf es folglich keiner Unterschrift durch den Bieter und auch eine elektronische Signatur kann nur unter den engen Voraussetzungen des § 53 Abs. 3 VgV, § 11 Abs. 5 VOB/A-EU verlangt werden, wenn ausnahmsweise erhöhte Anforderungen an die Sicherheit zu stellen sind.

Angesichts der zweifelhaften Entscheidung des OLG Karlsruhe aus dem Jahr 2020 und der noch immer bestehenden Ansichten in der zivilrechtlichen Kommentarliteratur ist es  zu begrüßen, dass die Vergabekammer Sachsen im Interesse der Stärkung der E-Vergabe ausdrücklich klargestellt hat, dass die Forderung nach einer Namensunterschrift „keine Grundlage mehr im Gesetzestext findet“.

Soweit die Nachbildung der Namensunterschrift teils weiterhin mit dem Argument der vermeintlich fehlenden Rechtsverbindlichkeit zu begründen versucht wird, so vermag auch dies nicht zu überzeugen. Jeder Vergabepraktiker, der einmal ein Angebot über eine Vergabeplattform hochgeladen hat, kann anhand der erforderlichen Schritte bestätigen, dass die Rechtsverbindlichkeit alleine durch das Hochladen hinreichend zum Ausdruck gebracht wird. Insofern hat die Vergabekammer auch diesbezüglich dem Zeitgeist entsprochen und zutreffend festgestellt, dass die Rechtsverbindlichkeit der Angebotsabgabe bei der E-Vergabe bereits hinreichend durch das Hochladen der Angebotsunterlagen in ihrer Gesamtheit auf der Angebotsplattform nachgewiesen wird.

Erkennbare Bieteridentität – Abweichende Beurteilung für GmbH, KG oder GbR?

Ein öffentlicher Auftraggeber muss selbstredend erkennen können, mit wem er vorliegend zivilrechtlich einen Vertrag schließen soll. Es ist daher zutreffend, dass es für den Rechtsverkehr entscheidend darauf ankommt, dass die Identität des Bieters als Vertragspartner aus den Angebotsunterlagen hinreichend erkennbar ist (VK Nordbayern, Beschluss vom 16.02.2022 – RMF-SG21-3194-7-1). Hierfür ist es aber nicht erforderlich, dass zwingend das Adressfeld auf Seite 1 des Formblatts 213 ausgefüllt wird, wenn sich wie hier aus den weiteren Angaben in den Angebotsunterlagen die Identität des Bieters zweifelsfrei entnehmen lässt.

Soweit die Vergabekammer hingegen anführt, die Frage der hinreichenden Erkennbarkeit des Bieters könne bei einer GmbH, KG oder GbR anders zu beurteilen sein als bei einem Einzelunternehmen, so ist dies zutreffend. Bei solchen Gesellschaftsformen muss der Firmenzusatz aus Gründen der Rechtssicherheit aus den Angebotsunterlagen klar erkennbar sein. Ohne Angabe des Firmenzusatzes bestehen Unsicherheiten hinsichtlich der handelnden Rechtsperson, die zu einem Ausschluss des Angebots führen können. So hat etwa die Vergabekammer Sachsen in einem früheren Fall entschieden, dass ein Bieter, der zwei unterschiedliche Firmen unterhält, bereits bei der Anfertigung und Verwendung eines Firmenstempels für Firmenklarheit im handelsrechtlichen Sinne sorgen muss. Dazu gehört, dass im Firmenstempel ein eindeutiger Hinweis auf die entsprechende Gesellschaftsform geführt wird. Zwischen dem Bieter, der das Angebot abgegeben hat, und demjenigen, der den Zuschlag erhalten soll, muss somit eine unzweideutige Identität vorliegen, insbesondere wenn zwei Firmen mit ähnlichen Namen auf dem Markt agieren (VK Sachsen, Beschluss vom 18.09.2015 – 1/SVK/030-15). Dies ist bei der E-Vergabe nicht anders zu bewerten, weshalb der Firmenzusatz zur Sicherstellung der handelsrechtlichen Firmenklarheit aus dem Angebot zweifelsfrei hervorgehen muss. Die Angabe des handelnden Mitarbeiters oder des rechtsgeschäftlichen Vertreters ist im Angebot hingegen nicht erforderlich. Auch bei der E-Vergabe genügt es, wenn der vollständige Name der juristischen Person angegeben wird (BGH, Beschluss vom 01.07.2014 – VIII ZR 72/14).

Nachfordern der dritten Seite des Formblatts 213 ist zulässig!

Die Bedeutung des Formblatts 213 nimmt in Zeiten der E-Vergabe immer weiter ab. Da eine Nachbildung der Namensunterschrift nicht mehr erforderlich ist, erscheint es nur konsequent, dass es die Vergabekammer nunmehr auch für zulässig erachtet, die dritte Seite des Formblatts 213 nachzufordern. Demgegenüber hatte die Vergabekammer Sachsen-Anhalt mit Beschluss vom 26.07.2017 – 3 VK LSA 52/17 hinsichtlich des Angebotsschreibens (Formblatt 633) noch die Ansicht vertreten, es handele sich hierbei um einen elementaren Vertragsbestandteil, weshalb dieses nicht nachgefordert werden könne. Dies vermag im Rahmen der E-Vergabe nicht mehr zu überzeugen, da durch die fehlende dritte Seite keine Manipulationsgefahr oder Wettbewerbsverzerrung droht. Ohne die unter Ziff. 8 des Formblatts 213 geforderten Erklärungen erscheint ein Angebot auch nicht inhaltsleer, da diese nicht die primären Leistungspflichten des späteren Auftragnehmers betreffen. Ist dem Auftraggeber die Abgabe der unter Ziff. 8 des Formblatts 213 enthaltenen Erklärungen im konkreten Einzelfall tatsächlich wichtig und finden sich diese nicht ohnehin an anderer Stelle des Angebots, erscheint eine Nachforderung der dritten Seite des Formblatts wie von der Vergabekammer angenommen gerechtfertigt.

Praxistipp

Auftraggeber sollten verinnerlichen, dass die E-Vergabe die Angebotsabgabe vereinfachen und nicht verkomplizieren sollte. Ein Angebot ist daher grundsätzlich formgerecht und wirksam, wenn es elektronisch in Textform übermittelt und über die Vergabeplattform hochgeladen wird. Nicht mehr und nicht weniger. Es ist dabei ausreichend, wenn sich aus den Angebotsunterlagen insgesamt ergibt, von wem das Angebot abgegeben wird. Hierfür bedarf es keiner Unterschrift unter dem Formblatt 213, wie aus dem Wortlaut des § 126b BGB und dem Sinn und Zweck der E-Vergabe folgt. Erhöhte Anforderungen an die Angebotsabgabe, etwa das Fordern einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur, sind nur in Ausnahmefällen möglich, wenn dies aufgrund erhöhter Anforderungen an die Sicherheit gemäß § 53 Abs. 3 VgV, § 11 Abs. 5 VOB/A-EU geboten erscheint.

Auftraggebern, die ein erhebliches Interesse an der Abgabe von wirtschaftlichen Angeboten haben dürften, ist daher zu empfehlen, die Angebotsabgabe nicht durch vermeintlich berechtigte Formvorgaben künstlich zu verkomplizieren. Für einen Angebotsausschluss fehlt es bei fehlenden Angaben im Zusammenhang mit dem Formblatt 213 regelmäßig an einer Rechtsgrundlage, weshalb ein solcher von Auftraggebern stets sehr kritisch hinterfragt werden sollte. Fehlt die dritte Seite des Formblatts 213, ist diese vom Auftraggeber nachzufordern.

Da einzelne Auftraggeber noch immer verschärfte Formvorgaben treffen, müssen Bieter im Einzelfall abwägen, wie sie mit (vergaberechtswidrigen) Formvorgaben umgehen. Insofern dürfte es sinnvoll sein, den Auftraggeber zunächst mit einer Bieterfrage auf die rechtlichen Anforderungen der Übermittlung in Textform hinzuweisen und um Mitteilung zu bitten, ob etwa tatsächlich weiter auf eine Unterzeichnung des Formblatts bestanden wird. Sollte sodann eine berichtigende Antwort des Auftraggebers unterbleiben, müsste der Bieter entscheiden, ob er die Formvorgabe akzeptiert, um weiteren Aufwand zu vermeiden oder eine (berechtigte) Vergaberüge ausbringt. Sollte hingegen ein Anschluss des Angebots darauf gestützt werden, dass in dem Formblatt 213 Angaben zum Bieter fehlen oder Seiten versehentlich nicht übermittelt und auch nicht nachgefordert wurden, wäre ein Nachprüfungsverfahren einzuleiten.

Lässt sich bei einer GmbH, KG oder GbR anhand des gesamten Angebots tatsächlich nicht zweifelsfrei erkennen, wer der Bieter sein soll, kann ein Ausschluss des Angebots im Einzelfall gerechtfertigt sein. Bieter sollten daher dringend darauf achten, den vollständigen Namen mit Firmenzusatz in dem Angebot eindeutig anzugeben.

Über Jan-Eric Smolarek

Der Autor Jan-Eric Smolarek ist Fachanwalt für Vergaberecht und Fachanwalt für Bau- und Architektenrecht bei der Wirtschaftskanzlei Dr. Schackow & Partner in Bremen und Hamburg. Er berät öffentliche Auftraggeber und Bieter bei der Durchführung von nationalen und europaweiten Vergabeverfahren und vertritt deren Interessen bundesweit in Nachprüfungsverfahren vor den zuständigen Vergabekammern. Zudem veröffentlicht Herr Smolarek regelmäßig Fachbeiträge und führt Schulungen zum Vergaberecht durch.

• Alle Beiträge