Irlands neuer nationaler Rahmenvertrag für wiederaufbereitete Notebooks

Eine Fallstudie des irischen Office of Government Procurement

Das Office of Government Procurement (OGP) in Irland hat einen neuen nationalen Rahmenvertrag für wiederaufbereitete Windows-Notebooks aufgelegt, der die Nachhaltigkeitsziele der irischen Regierung unterstützen soll. Mit einem Schwerpunkt auf Kosteneinsparungen und Umweltauswirkungen fördert dieser Rahmen wiederaufbereitete Geräte als erschwingliche, umweltfreundliche Alternative zu neuen Produkten. Der Vertrag im Wert von bis zu 30 Millionen Euro soll während seiner vierjährigen Laufzeit 60.000 Geräte liefern und so den CO2-Ausstoß reduzieren, Ressourcen schonen und Wasser sparen.

Ein bestehender Rahmenvertrag über die Lieferung neuer Windows-Desktop-, Notebook- und 2-in-1-Geräte sowie zugehöriger Produkte und Dienste sollte im Juli 2023 auslaufen und erneuert werden. Im Rahmen des Erneuerungsprozesses ermittelte die Vergabestelle einen potenziellen Bedarf im öffentlichen Dienst an wiederaufbereiteten Windows-Notebooks in Höhe von rund 7.500.000 € jährlich. Um diesen Bedarf zu decken, wurde in die Erneuerung dieses Rahmenvertrags neben Losen für neue Geräte (Desktops, Laptops, Peripheriegeräte und zugehörige Dienste) auch ein Los speziell für wiederaufbereitete Notebooks aufgenommen.

Hintergrund

Im Februar 2023 wurde ein Wettbewerb ausgeschrieben, für den zwei Angebote für die wiederaufbereitete Partie eingingen. Beide scheiterten in der Konformitätsphase und die Partie wurde annulliert. Im September 2023 startete das OGP eine zweite Ausschreibung, diesmal mit einem eigenständigen Rahmenvertrag nur für wiederaufbereitete Laptops. Es ging jedoch nur ein Angebot ein. Da mindestens zwei Liefernde erforderlich waren, wurde der Rahmenvertrag erneut aufgehoben. Im November 2023 veröffentlichte das OGP eine neue Ausschreibung, die die Vergabe eines Auftrags an einen oder mehrere Liefernde ermöglichte. Diesmal gingen zwei Angebote ein, von denen eines den Anforderungen entsprach und die Bewertung bestand. Im Mai 2024 wurde der Auftrag vergeben.

Beschaffungsziele

Das neue Rahmenwerk zielt darauf ab, auf den Vorteilen und dem Erfolg der zuvor durch das OGP etablierten IKT-Rahmenwerke aufzubauen, indem es:

den Zugriff auf qualitativ hochwertige, generalüberholte Windows-Notebooks zu den wirtschaftlich günstigsten Kosten für alle Framework-Clients sicherstellt;
die Beteiligung und Chancengleichheit von KMU unterstützt und fördert;
die Umweltambitionen der irischen Regierung unterstützt.

Es wurde eine umfassende Marktkonsultation durchgeführt, um festzustellen, ob der Markt über die Kapazität und Möglichkeiten verfügt, den Bedarf zu decken. Es gingen Antworten von Erstausrüstern (OEMs) neuer Geräte und von Akteuren im „Second Life“-IKT-Markt aus der gesamten EU und Großbritannien ein. Alle wiesen darauf hin, dass der Markt nun reif genug sei, um eine Ausschreibung für derartige Geräte durchzuführen. Darüber hinaus wurde eine umfassende Kundenbefragung durchgeführt, bei der Kundinnen und Kunden aus allen Bereichen des öffentlichen Sektors in Irland nach ihrer Meinung zu Second-Life-Geräten befragt wurden. Über 25 % aller Befragten gaben an, dass sie an der Nutzung wiederaufbereiteter Laptops interessiert wären, wenn diese über ein zentrales Framework verfügbar wären.

Auswahlkriterien

Um nachzuweisen, dass sie über die erforderliche Erfahrung und Fähigkeit verfügen, wiederaufbereitete Waren und Dienstleistungen hoher Qualität zu liefern, mussten die Bietenden Folgendes tun:

Weisen Sie Ihre finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit nach, indem Sie in jedem der drei Geschäftsjahre einen Jahresumsatz von mindestens fünf Millionen Euro (5.000.000 €) belegen.
Nennen Sie drei Beispiele für die erfolgreiche Lieferung von mindestens 100 wiederaufbereiteten Windows-Notebooks desselben Geräts (gleiche Marke, Modell und technische Daten) im Rahmen eines einzigen Vertrags an einen einzigen Kunden innerhalb der letzten drei Jahre.
Sie erklären, dass sie in den vorangegangenen drei (3) Jahren jährlich die folgende Mindestmenge an wiederaufbereiteten Windows-Notebooks geliefert haben:
1. 500 generalüberholte Windows-Notebooks im Jahr 2020
2. 750 generalüberholte Windows-Notebooks im Jahr 2021
3. 1.000 generalüberholte Windows-Notebooks im Jahr 2022

Zur Verifizierung der Angaben wurden Auftragsnachweise und Kundenreferenzen herangezogen. Außerdem mussten die Bieter EMAS-registriert sein oder über zertifizierte Systeme für die Wiederaufbereitung gemäß ISO 9001 bzw. ISO 14001 verfügen, einschließlich Qualitätssicherungs-/Qualitätskontrollverfahren für Inspektion, Wiederaufbereitung (z. B. Reparatur, Austausch oder Aufrüstung) bei Bedarf, Reinigung, Prüfung, Lagerung, Verpackung und Transport.

Ergebnisse

Der Rahmenvertrag wurde im Mai 2024 abgeschlossen. Dies war der dritte Versuch des OGP, diese Vereinbarung zu treffen. Beim ersten Versuch (Februar 2023) wurde es als eigenständiges Los in einen Rahmen aufgenommen, der auch neue Geräte vorsah. Für das Los gingen drei Angebote ein, jedoch war nur eines konform, was bedeutete, dass kein Rahmen mit mehreren Liefernden eingerichtet werden konnte. Ein zweiter Versuch (Juli 2023) schlug ebenfalls fehl, da nicht genügend konforme Angebote eingingen, um die Einrichtung eines Rahmens mit mehreren Liefernden zu ermöglichen. Es wurde ein dritter und letzter Versuch unternommen (November 2023), mit der Klausel, dass die Vereinbarung fortgesetzt werden kann, falls nur ein einziges konformes Angebot eingeht. Dieser Versuch war erfolgreich. Es gingen zwei Angebote ein, von denen eines konform war.

Die Gründe für die Compliance-Probleme liegen in drei Hauptbereichen:

Den Anbietern wiederaufbereiteter IKT-Produkte mangelt es an Erfahrung bei der Teilnahme an Ausschreibungen öffentlicher Aufträge.
Die geforderten Spezifikationen hinsichtlich Service, Garantie, Gerätequalität, Umfang und Verfügbarkeit waren für einige Liefernden schwer zu erfüllen.
Nur ein Bietender konnte den BSI-Zertifizierungsstandard (oder einen gleichwertigen Standard) erfüllen.

Der Vertrag wurde für vier Jahre an ein irisches KMU in einem Konsortium mit einem in Großbritannien ansässigen Wiederaufbereiter vergeben. Der geschätzte Wert beträgt bis zu 30 Millionen Euro. Während der Laufzeit des Vertrags sollen damit etwa 60.000 Geräte geliefert werden.

Umweltauswirkungen

Die Wiederaufbereitung im IKT-Sektor bringt zahlreiche positive Auswirkungen mit sich, sowohl ökologisch als auch ökonomisch. Sie reduziert Abfall, minimiert den Bedarf an Rohstoffen und verbraucht deutlich weniger Energie als die Herstellung neuer Produkte. Damit unterstützt sie die Prinzipien der Kreislaufwirtschaft, indem sie die Lebenszyklen von Geräten verlängert und die Ressourceneffizienz verbessert. Die messbaren und zertifizierten positiven Auswirkungen erleichtern es zudem, wiederaufbereitete Geräte als umweltfreundliche Alternative zu bewerben. So kann der Kauf eines einzigen Geräts die Emission von 316 Kilogramm CO2e verhindern, 1200 Kilogramm an abgebauten Ressourcen einsparen und den Wasserverbrauch um 190.000 Liter reduzieren. Hochgerechnet auf die Vertragslaufzeit des vorliegenden Projekts des OGP ergeben sich Einsparungen in Höhe von 19 Millionen Kilogramm CO2e, 72 Millionen Kilogramm an abgebauten Ressourcen und 11 Milliarden Litern Wasser. Wirtschaftlich ergibt sich durch die Methodik der Wiederaufbereitung zudem ein hohes Sparpotential – die Geräte sind um 25 bis 40 % günstiger als gleichwertige Neugeräte, ohne dass Qualität oder Leistung darunter leiden. Das macht sie besonders für öffentliche Einrichtungen zu einer erschwinglichen und nachhaltigen Möglichkeit, Zugang zu moderner Technologie zu erhalten.

Eine detaillierte Darstellung der Fallstudie des irischen Office of Government Procurement inklusive der spezifischen Vergabekriterien finden Sie hier.

Quelle: Public Buyers Community EU