Nach einer Pressemitteilung des Chief Information Officer (CIO) des Bundes, die Sie nachfolgend lesen könnnen, ist im Bundesamt für Justiz (BfJ) der Startschuss für den ersten produktiven Einsatz der E-Akte Bund gefallen.

Im Rahmen eines Pilotbetriebs werden die IT-Beschaffungsvorgänge der Bonner Bundesoberbehörde jetzt ausschließlich elektronisch geführt. In Anwesenheit von Vertretern der an dem Projekt beteiligten Behörden und des Softwareherstellers zeichnete der Präsident des BfJ, Heinz-Josef Friehe, am Ende des durchlaufenen elektronischen Workflows den ersten Vorgang im Praxisbetrieb, auf dessen Grundlage nunmehr eine IT-Beschaffung für das Bundesamt erfolgt.

Die E-Akte Bund gilt als Rückgrat der Digitalisierung in der Bundesverwaltung: Elektronische Akten haben direkte Berührungspunkte, sowohl zu behördenspezifischen Fachverfahren als auch zu anderen zentral bereitgestellten Basis- und Querschnittsdiensten. Darum hat diese Maßnahme auch eine herausragende Bedeutung für die IT-Konsolidierung des Bundes. Das BfJ hat sich von Beginn an in die Entwicklung des zentralen E-Akte-Dienstes eingebracht und sich überdies als Pilotbehörde zur Verfügung gestellt. Verantwortlich für das E-Akte-Engagement ist die Stabsstelle „Elektronische Verwaltungsarbeit“, die unmittelbar bei der Hausleitung des BfJ angesiedelt ist. Dort laufen auch alle Fäden der Abstimmung und Kooperation mit den entscheidenden E-Akte Akteuren zusammen – dazu zählen die Arbeitsgruppe Dienstekonsolidierung im Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat, das Bundesverwaltungsamt, das Informationstechnikzentrum Bund, das Bundesarchiv sowie der Softwarehersteller Fabasoft.

Bei den Vorbereitungen zur Pilotierung der E-Akte Bund analysierte das BfJ unter anderem die Schriftgutverwaltung, den Postverkehr und auch die Ablauforganisation in seinen Fachbereichen. Die Ergebnisse dieser Untersuchungen flossen in einem sogenannten Bebauungsplan für die elektronische Verwaltungsarbeit zusammen, aus dem insbesondere zu ersehen ist, wann welche Arbeitseinheit auf die elektronische Verwaltungsarbeit mit der E-Akte Bund umstellt. Auch nach dem erfolgreichen Pilotstart wird sich das BfJ an der Weiterentwicklung der elektronischen Akte des Bundes beteiligen. So sind die Integrationsmuster zur Anbindung des Digitalen Zwischenarchivs und des Formular-Management-Systems des Bundes auszuarbeiten. Bereits in den nächsten Monaten kommen die Pilotierungserfahrungen des BfJ vier weiteren Pilotbehörden zugute, darunter mit dem Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz auch das „Mutterhaus des BfJ“. Im anschließenden Breiten-Rollout werden dann auch alle weiteren Nutzerbehörden davon profitieren.

Drei Fragen an: Martin Reska, Leiter der Projektgruppe „Elektronische Verwaltungsarbeit“ im Bundesamt für Justiz (BfJ)

Herr Reska, als Masterpilot für die E-Akte Bund zieht das BfJ derzeit viel Aufmerksamkeit auf sich. Wie kam es überhaupt dazu, dass Ihr Haus zur ersten Pilotbehörde wurde?

Wir haben uns frühzeitig gegen eine eigene dezentrale E-Akte-Initiative entschieden, weil wir von den langfristigen Vorzügen einer behördenübergreifenden Lösung überzeugt waren. Das war auch der Grund, warum wir uns aktiv in die Entwicklungsarbeiten eines zentralen Basis- und Querschnittsdienstes eingebracht haben – zum Beispiel bei der Erstellung des Lastenheftes oder auch als Mitglied der Bewertungskommission im Zuge des Vergabeverfahrens. Die dort gewonnenen Erkenntnisse flossen bereits seit 2015 in die konzeptionelle Vorbereitung der E-Akte-Einführung in unserem eigenen Hause ein. Aufgrund dieser weit fortgeschrittenen Konzeptionsarbeiten wurden wir schließlich als Masterpilot für die E-Akte Bund ausgewählt.

Wie haben Sie als Maßnahmenverantwortlicher den Endspurt bis zum erfolgreichen Pilotstart persönlich erlebt?

Als eine große Gemeinschaftsanstrengung quer durch alle beteiligten Bereiche im BfJ. Egal, ob bei der Anpassung hausinterner Regelungen, beim Abschluss der notwendigen Dienstvereinbarung mit dem Personalrat oder den notwendigen technischen Vorbereitungen – während der heißen Phase vor dem Start habe ich bei allen Beteiligten ganz deutlich das Bewusstsein gespürt, dass wir mit der E-Akte-Einführung einen echten Meilenstein auf unserem Digitalisierungspfad erreichen. Dem gesamten Projektteam ist klar, dass wir damit unsere Rolle als zentraler Dienstleister der Justiz in Deutschland und als Ansprechpartner für den internationalen Rechtsverkehr künftig noch besser erfüllen können.

Welchen Rat würden Sie anderen Behörden mit auf den Weg geben?

Vor allem, dass sie sich frühzeitig auf den Weg machen und dabei die vorhandenen Unterstützungsangebote in Anspruch nehmen. Erwähnen möchte ich hier stellvertretend die fundierte Methodenberatung durch das Bundesverwaltungsamt und die technische Beratung durch das Informationstechnikzentrum Bund sowie die Herstellerfirma Fabasoft. Neben der erwähnten Kooperation über Fachbereichsgrenzen hinweg hat sich bei uns nicht zuletzt die Projektförderung durch die Behördenleitung und das ganz persönliche Engagement des Präsidenten unseres Bundesamts, Heinz-Josef Friehe, als ein unverzichtbarer Erfolgsfaktor erwiesen.

Anmerkung der Redaktion
Einen Screenshot der grafischen Oberfläche finden Sie auf der Internetseite des CIO Bund, hier.

Quelle: CIO Bund