Am 25. März wurde es ernst: Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) stieg als zweite Behörde nach dem Bundesamt für Justiz (BfJ) in die Pilotierungsphase der E-Akte Bund ein.

Das BMF betreibt die E-Akte Bund seit diesem Tag erstmals produktiv. Vorneweg geht das Projektteam zur Einführung der E-Akte Bund, das von Herrn Peter Klepser geleitet wird. Das System wird im Anschluss an die Pilotierung im Projektteam in drei Iterationen mehreren Referaten aus drei Unterabteilungen zur Verfügung gestellt. Insgesamt wird diese Phase im BMF über 100 Anwenderinnen und Anwender umfassen.

Hinter dem Projektteam liegen Wochen voller Herausforderungen, Tests und Schulungen. Doch es hat sich gelohnt: Das BMF konnte durch die Teilnahme an der Pilotierung aktiv an der Gestaltung des neuen Systems mitwirken. Der Systemstart ist somit mehr Wiedersehen denn Begegnung mit dem Unbekannten.

Schon während der Vorbereitung der Pilotierung stand das BMF in regelmäßigem Austausch mit der Projektleitung in der Arbeitsgruppe Dienstekonsolidierung (AG DG I 5) im Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat (BMI) und den weiteren Projektbeteiligten und Piloten. So konnten bereits im Vorfeld viele funktionale Anforderungen der E-Akte Bund besprochen, Probleme gelöst und das System gemäß der Behörden-Charakteristik des BMF konfiguriert werden. Das Projektteam im BMF ist auf dem Weg dazu der Empfehlung des BMI gefolgt und hat die behördenspezifischen Grundlagen zur Einführung der E-Akte Bund in einzelnen Arbeitspaketen in Anlehnung an das vom Bundesverwaltungsamt (BVA) herausgegebene Vorgehensmodell erarbeitet.

Wie geht es weiter? Im Verlauf der Pilotierung wird mit weiteren hilfreichen Anregungen der Anwenderinnen und Anwender aus der gelebten Praxis in Bezug auf die Arbeitsweise mit der elektronischen Akte gerechnet. Nach der Pilotierungsphase wird ein Erfahrungsbericht erstellt, der die Erkenntnisse aus der ersten Produktivsetzung zusammenfasst. Die Abnahme der E-Akte Bund durch die Pilotbehörde BMF ist für den Sommer 2019 geplant. Alle Erfahrungen des BMF vor, während und nach der Pilotierung kommen dem Gesamtprojekt und den weiteren Pilotbehörden zugute. Die Pilotierung ist somit für alle Beteiligten am Gesamtprojekt ein wichtiger Meilenstein.

Quelle: CIO Bund