Artikel 22 der EU-Vergaberichtlinie über die öffentliche Auftragsvergabe (RL 2014/24/EU) vom 26. Februar 2014, in Kraft getreten am 17. April, verpflichtet bekanntlich öffentliche Auftraggeber zur grundsätzlichen Nutzung elektronischer Kommunikationsmittel in Vergabeverfahren. Auch und gerade zentrale Beschaffungsstellen werden  durch die Richtlinie verpflichtet, EU-weite Vergabeverfahren spätestens ab dem 18.04.2017 elektronisch durchzuführen.

Ziel der verpflichtenden Einführung der eVergabe ist eine Vereinfachung der Vergabe unter gleichzeitiger Steigerung von Effizienz und Transparenz (vgl. die Erwägungsgründe 52 und 72 der RL 2014/24/EU).[1] Die Verpflichtung zur Nutzung elektronischer Kommunikationsmittel betrifft nicht nur für die Einreichung und Übermittlung von Angeboten unter Anwendung elektronischer Kommunikationsmittel, sondern die gesamte Kommunikation und den gesamten Informationsaustausch zwischen Auftraggeber und Bieter. In der Bundesrepublik wurden die neuen Regelungen für den Oberschwellenbereich im Rahmen der „Vergaberechtsreform 2016“ zum 18. April 2016 umgesetzt. Damit wird die eVergabe in Deutschland schrittweise bis 18. Oktober 2018 verpflichtend.

Ende der Übergangsfrist für ZVS

Bereits am 18. April 2017 endet gemäß Art. 90 Abs. 2 der RL für zentrale Beschaffungsstellen die Übergangsfrist zur Einführung der elektronischen Kommunikation. Das bedeutet: Ab diesem Datum dürfen zentrale Beschaffungsstellen – von begründeten Ausnahmen, hier insb. bei Daten und Informationen mit besonders hohem Schutzniveau, abgesehen – nur noch elektronische Teilnahmeanträge und Angebote entgegennehmen und im Vergabeverfahren berücksichtigen. Dies umfasst den Prozess von der Bekanntmachung bis zur Zuschlagserteilung. Ausnahmen und deren Begründung sind jeweils in einem Vergabevermerk festzuhalten.

Zentrale Vergabestellen

Zentrale Beschaffungsstellen sind laut RL solche öffentlichen Auftraggeber, die zentrale Beschaffungstätigkeiten und eventuell Nebenbeschaffungstätigkeiten ausüben (Art. 2 Absatz 1 Ziff. 16 RL). Zentrale Beschaffungstätigkeiten sind auf Dauer durchgeführte Tätigkeiten, die den Erwerb von Lieferungen und/oder Dienstleistungen für öffentliche Auftraggeber oder die Vergabe öffentliche Aufträge oder den Abschluss von Rahmenvereinbarungen über Bauleistungen, Lieferungen oder Dienstleistungen für öffentliche Auftraggeber zum Gegenstand haben (Art. 2 Absatz 1 Ziff. 14 RL). Zentrale Beschaffungsstellen können auf allen Ebenen existieren, d. h., auch auf Landes- und auf kommunaler Ebene.
Eine innerstaatliche (Legal-)Definition liefert § 120 Abs. 4 GWB: Danach ist eine zentrale Beschaffungsstelle ein öffentlicher Auftraggeber, der für andere öffentliche Auftraggeber dauerhaft Liefer- und Dienstleistungen beschafft, öffentliche Aufträge vergibt oder Rahmenvereinbarungen abschließt (zentrale Beschaffungstätigkeit). Das kann beispielsweise bei einer Einkaufskooperation, aber auch im Rahmen einer interkommunalen Zusammenarbeit der Fall sein.

Umfang der eVergabe-Pflicht

Alle Vergabestellen müssen nicht nur die Bekanntmachungen auf TED einstellen, sondern zugleich die kompletten Vergabeunterlagen zum Download auf einer elektronischen Plattform zur Verfügung stellen. Ein durchgängig elektronischer Workflow ist zwar nicht zwingend vorgeschrieben, aber möglich. Verpflichtend elektronisch sind nach Art. 53 der RL lediglich die Er- und unentgeltliche Bereitstellung der Vergabeunterlagen (Anm. d. Red.: Im Mitgliederbereich FA eVergabe gibt es eine vertiefende Diskussion zu der Frage: Was bedeutet „unentgeltlich“? hier), die Angebotseinreichung sowie die gesamte Kommunikation und der gesamte Informationsaustausch. Nicht verpflichtend wird jedoch z.B. die elektronische Verarbeitung oder Bewertung von Angeboten. Ferner müssen die für die elektronische Kommunikation zu verwendenden Instrumente und Vorrichtungen sowie ihre technischen Merkmale müssen nichtdiskriminierend und allgemein verfügbar sein und dürfen den Zugang der Wirtschaftsteilnehmer zum Vergabeverfahren nicht einschränken.

Ab 19.10.2018 eVergabe für alle Vergabestellen verpflichtend

Für Vergabestellen, die keine zentrale Funktion für andere öffentliche Auftraggeber erfüllen, verlängert sich die Frist für die Kommunikation und Zuschlagserteilung und den Informationsaustausch in elektronischer Weise sowie die elektronische Angebotsabgabe, bis zum 18.10.2018. Ab diesem Datum gilt die Verpflichtung zur elektronische Angebotsabgabe und zur durchgängig elektronischen Bieterkommunikation bis zum Zuschlag für alle Vergabestellen.

[1] In den Erwägungsgründen der RL heißt es dazu (Ziff. 52 und 72):
Elektronische Informations- und Kommunikationsmittel können die Bekanntmachung von Aufträgen erheblich vereinfachen und Effizienz und Transparenz der Vergabeverfahren steigern. Sie sollten zum Standard für Kommunikation und Informationsaustausch im Rahmen von Vergabeverfahren werden, da sie die Möglichkeiten von Wirtschaftsteilnehmern zur Teilnahme an Vergabeverfahren im gesamten Binnenmarkt stark verbessern. Zu diesem Zweck sollten die Übermittlung von Bekanntmachungen in elektronischer Form, die elektronische Verfügbarkeit der Auftragsunterlagen sowie — nach einem Übergangszeitraum von 30 Monaten — eine ausschließliche elektronische Kommunikation, das heißt eine Kommunikation durch elektronische Mittel, in allen Verfahrensstufen, einschließlich der Übermittlung von Teilnahmeanträgen und insbesondere der Übermittlung der Angebote („elektronische Übermittlung“), verbindlich vorgeschrieben werden (…).

Elektronische Kommunikationsmittel sind in besonderem Maße für die Unterstützung zentralisierter Beschaffungsverfahren und -instrumente geeignet, da sie die Möglichkeit bieten, Daten weiterzuverwenden und automatisch zu verarbeiten und Informations- und Transaktionskosten möglichst gering zu halten. Die Verwendung entsprechender elektronischer Kommunikationsmittel sollte daher – in einem ersten Schritt – für zentrale Beschaffungsstellen verpflichtend gemacht werden, was auch einer Konvergenz der Praxis innerhalb der Union förderlich sein dürfte. Nach einer Übergangszeit von 30 Monaten sollte dann eine allgemeine Verpflichtung zur Nutzung elektronischer Kommunikationsmittel in sämtlichen Beschaffungsverfahren eingeführt werden.