Am 18. Oktober dieses Jahres endet die letzte Übergangsfrist zur verpflichtenden Einführung der eVergabe für EU-Vergaben öffentlicher Auftraggeber (siehe auch Vergabeblog.de vom 18/04/2017, Nr. 30786).  Ab dem 19.10. sind öffentliche Auftraggeber dann verpflichtet,  EU-Vergabeverfahren durchgängig elektronisch durchführen.

Elektronische Kommunikation wird zur Pflicht

D.h. ab diesem Datum dürfen öffentliche Auftraggeber Angebote, Teilnahmeanträge und Interessensbestätigungen nur noch in elektronischer Form entgegennehmen. Auch die elektronische Angebotsabgabe wird zur Pflicht. Es genügt nicht mehr, nur die Auftragsbekanntmachung in elektronischer Form an das Amt für Veröffentlichungen der EU zu übermitteln und die Vergabeunterlagen jedem Interessenten frei und direkt über das Internet zur Verfügung stellen.

Die gesamte Kommunikation zwischen Auftraggeber und Unternehmen in EU-weiten Vergabeverfahren – von der Bekanntmachung bis zur Zuschlagserteilung – erfolgt in elektronischer Form. So müssen etwa auch Informationen zum Vergabeverfahren wie Änderungsmitteilungen, Antworten auf Bieterfragen oder Informationen zur Zuschlagserteilung elektronisch übermittelt werden. Umgekehrt müssen Bieter ihre Fragen und Hinweise zum Vergabeverfahren, fehlende Angaben und Nachweise zur Eignung oder Informationen zur Aufklärung des Angebotsinhalts ebenfalls elektronisch einreichen.

Abgabe elektronischer Angebote mit und ohne Signatur

Durch die Vergaberechtsreform ist die elektronische Angebotsabgabe einfacher geworden: Hierfür sieht das Vergaberecht grundsätzlich die Textform nach § 126 BGB vor. Nur bei erhöhten Anforderungen an die Sicherheit darf der Auftraggeber ein Angebot mit elektronischer Signatur fordern. Angebote in Textform müssen grundsätzlich nicht signiert werden. Bei elektronischer Angebotsübermittlung in Textform ist der Bieter und die zur Vertretung des Bieters berechtigte natürliche Person zu benennen. Fehlen diese Angaben, wird das Angebot ausgeschlossen.

Verschlüsselung elektronischer Angebote

Damit nicht gleichzusetzen ist die Pflicht zur Verschlüsselung. Elektronische Angebote sind verschlüsselt einzureichen. Bei unverschlüsselten Angeboten ist die Vertraulichkeit des Angebots nicht gewährleistet. Deshalb sind unverschlüsselt eingereichte elektronische Angebot zwingend auszuschließen.

Rechtzeitigkeit und Vollständigkeit des Angebots

Das elektronische Angebot muss vor Ablauf der Angebotsfrist vollständig eingegangen sein. Maßgeblich ist der Eingang der Unterlagen beim Auftraggeber, nicht der Versendungszeitpunkt des Angebots. Elektronische Angebote, die nicht form- oder fristgerecht eingegangen sind, werden ausgeschlossen, es sei denn, der Bieter kann nachweisen, dass er den Form- bzw. Fristverstoß nicht zu vertreten hat.

Tipp: Verlängerung der Angebotsfrist

Bei technischen Problemen, die im Verantwortungsbereich der Vergabestelle liegen, muss der Bieter die technischen Probleme rügen, um ggf. eine Fristverlängerung zu erreichen. Gewährt die Vergabestelle die Fristverlängerung in einem solchen Fall nicht, kann und sollte dies durch den betroffenen Bieter seinerseits gerügt werden.

Quelle: B_I Medien