In der Verwaltung wird ein Werkzeug benötigt, das Prozessdokumentation, -analyse und -controlling in unterschiedlichen Modellierungssprachen ermöglicht, sowie den Prozesslebenszyklus (inklusive Freigabe-Workflow) unterstützt. Die Bundesverwaltung setzt derzeit rund ein Dutzend verschiedene Werkzeuge von unterschiedlichen Herstellern ein. Geplant ist der Aufbau eines mandantenfähigen, zentralen Dienstes, der seine Funktionen vollständig in einem Browser bereitstellt, sowie die Versorgung einiger Behörden, die dezentrale Instanzen betreiben müssen. Die verlustfreie, vollautomatische Migration von aktuell vorhandenen Artefakten aus den bisher genutzten Werkzeugen ist zwingend erforderlich.

Zudem müssen unterschiedliche Auswertungen und Simulationen im Werkzeug möglich sein. Für die Anbindung von Prozessautomationswerkzeugen, aber auch weitere Anwendungen wie Reporting, Architekturmanagement, Process Mining, Anforderungsmanagement und Risikomanagement ist eine Schnittstelle vorzusehen. Ebenso müssen die FIM-Methodik (Föderales Informationsmanagement) und die zugehörigen Standards (z.B. XProzess 2.0) unterstützt werden.

Das Werkzeug muss in Bezug auf die Benutzeroberfläche vollständig im Browser funktionieren, die Notwendigkeit der Installation von lokalen Clients ist ein Ausschlusskriterium. Zudem wird eine Zugänglichkeit der Funktionen via API vorausgesetzt. Daneben werden weitere Anforderungen wie Online-Zusammenarbeit, Cloud-Fähigkeit und die Integration in ein Identity- und Access Management gestellt.

Darüber hinaus müssen auch die Belange der Barrierefreiheit und IT-Sicherheit den aktuellen Anforderungen des BSI (IT-Grundschutz, C5-Katalog usw.) entsprechen.

Das BeschA lädt am 29. November 2021 zum Gespräch ein, um über die zukünftigen Anforderungen beim Einkauf eines Prozessmanagement-Tools und zugehörigen Diensten zu diskutieren.

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Quelle: Beschaffungsamt des BMI