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Es muss gar nicht immer Absicht dahinter stecken, wenn Bieter im Rahmen einzureichender Unterlagen von Vorgaben der Vergabeunterlagen abweichen. Gerade bei komplexeren Vergabeverfahren mit umfangreichen oder auszulegenden Vergabeunterlagen stellt sich hier die Frage, wie Bieter dies am besten vermeiden können.
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Wann ein Auftraggeber nachfordern und aufklären darf, gehört zu den praxisrelevantesten Fragen des Vergaberechts. Das OLG Dresden (Beschluss vom 17.01.2014; AZ.: Verg 7/13) scheint die bislang eher strenge Rechtsprechung in Bezug auf Nachforderungen bei körperlich vorliegenden Referenzen etwas abzuschwächen.
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Manchmal entscheidet die Auslegung eines Angebots darüber, ob es von den Vergabeunterlagen abweicht und daher auszuschließen ist. Wie eine Entscheidung des OLG Koblenz verdeutlicht, können dabei nicht nur die eigentlichen Angebotsunterlagen und deren Auslegung relevant sein, sondern auch der wirkliche Wille eines Bieters.
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Viele Auftraggeber stehen der vollständig elektronischen Vergabe noch mit Vorbehalten gegenüber. Dennoch nutzen sie gern den oft schnelleren und einfacheren elektronischen Weg, um Vergabeunterlagen oder Bieterauskünfte zu versenden. Ähnlich wie bei der Übermittlung per Fax stellt sich dabei natürlich die Frage, wer im Zweifel den Zugang beweisen muss und welche Anforderungen gelten. Aufschlussreich ist hier eine aktuelle Entscheidung der VK Bund (VK Bund, Beschluss vom 03.02.2014 , AZ.: VK 2-1/14)
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Bei zweistufigen Verfahren begrenzen Auftraggeber oft die Zahl der Unternehmen, die zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden sollen in der europaweiten Bekanntmachung. Schwierig wird es, wenn sich diese Obergrenze im Nachhinein als zu niedrig herausstellt. Nach einer jüngeren Entscheidung des OLG München bleibt kaum ein Weg, nachträglich mehr Wettbewerber zuzulassen (OLG München vom 21.11.2013 – Verg 9/13).
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Das OLG Düsseldorf hatte für Aufsehen gesorgt, als es entschied, dass Nachweise ohne abschließende Liste gemäß § 9 Abs. 4 VOL/A-EG nicht wirksam gefordert sind und Bieter dann nicht wegen fehlender Nachweise ausgeschlossen werden dürfen. Doch nun scheint das OLG Düsseldorf seine Rechtsprechung zu relativieren. Zugleich zeigt es Auftraggebern mögliche Vorgehensweisen im laufenden Vergabeverfahren auf, wenn konkrete Nachweise nicht wirksam gefordert wurden (OLG Düsseldorf, Beschluss vom 17.07.2013, Az.:Verg 10/13).
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Zuschlagskriterien lenken die Vergabeentscheidung des Auftraggebers. Es ist daher für Bieter wichtig, diese so genau wie möglich zu kennen, um ihr Angebot danach ausrichten zu können. Grundsätzlich sind Kriterien und Unterkriterien sowie deren Gewichtung daher spätestens mit Übersendung der Vergabeunterlagen mitzuteilen. Das OLG Celle hat jedoch für den wettbewerblichen Dialog einen weiteren Spielraum des Auftraggebers anerkannt (OLG Celle, Beschluss vom 16.05.2013 Az.: 13 Verg 13/12).
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Das Verhandlungsverfahren ist weitgehend formfrei. Vorgaben ergeben sich im Wesentlichen aus den vergaberechtlichen Grundsätzen, insbesondere dem Grundsatz der Gleichbehandlung und des Wettbewerbs. Die in der Praxis wichtigen, konkreten Rechte und Pflichten der Verfahrensbeteiligten ergeben sich daher vorwiegend aus Einzelfallentscheidungen. Mehrfach stand dabei schon in unterschiedlicher Ausprägung die Frage im Raum, in welchem Umfang ein Auftraggeber nicht nur berechtigt , sondern sogar verpflichtet ist, zu verhandeln. Die Vergabekammer Sachsen begrenzt seine Pflichten in einer aktuellen Entscheidung in begrüßenswerter Weise (VK Sachsen, Beschluss vom 28.08.2013 – Az.: 1 /SVK/026)
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Ein Bieter, der seine allgemeinen Vertragsbedingungen (AGB) beifügt, ist in einem Vergabeverfahren zwingend auszuschließen – das hat sich inzwischen allgemein herumgesprochen. Die Vergabekammer des Bundes hat nun – vergaberechtlich konsequent – klargestellt, dass die Einbeziehung eigener AGB nachträglich auch nicht mehr rückgängig gemacht werden kann (VK Bund, Beschluss vom 24.06.2013, AZ.: VK 3-44/13).
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Ab Kenntnis des Vergaberechtsverstoßes bleiben einem Unternehmen gemäß § 101 b Abs. 2 GWB nur 30 Kalendertage, um eine unzulässige „de facto“-Vergabe mit einem Nachprüfungsverfahren anzugreifen und die Unwirksamkeit des Vertrags feststellen zu lassen. Danach ist ein entsprechender Antrag unzulässig. Die Frist beginnt aber grundsätzlich nicht schon bei Kenntnis allein der tatsächlichen Umstände, erforderlich ist auch eine laienhafte Wertung als Vergaberechtsverstoß. Das OLG München hat diese Anforderung der rechtlichen Wertung nun offenbar eingrenzend ausgelegt (OLG München, Beschluss vom 13.06.2013, AZ.: Verg 1/13).