„Wäre es nicht an der Zeit, Vergabestellen zu verpflichten, wenigstens Bekanntmachungen und Vergabeunterlagen elektronisch bereitzustellen?“ – Interview mit Rudi Grimm, Geschäftsführer bi medien

Bis Ende Januar hält die EU-Kommission eine Konsultation zur eVergabe offen. Vergabeblog sprach mit Rudi Grimm, Geschäftsführer der bi medien GmbH, die bereits seit 1996 eine Ausschreibungsdatenbank im Internet betreibt, über die Entwicklung seit dem, Akzeptanzprobleme trotz klarer Vorteile, die Kooperation mit Vergabe24, über die Kostenverteilung zwischen Vergabestelle und Bieter sowie die staatliche Konkurrenz durch bund.de. Mit zum Teil überraschenden Antworten.

Die EU Kommission stellte vor kurzem fest, dass in der EU bei öffentlichen Aufträgen oberhalb der EU-Schwellenwerte gerade mal 5% elektronisch abgewickelt werden. Und das auch nur in einigen Mitgliedsstaaten, in den anderen ist nicht einmal das erreicht. Sind Sie überrascht?

Nein. Da die EU-Kommission unter eVergabe ja nicht nur die elektronische Veröffentlichung von Bekanntmachungen und Vergabeunterlagen versteht, sondern die medienbruchfreie Abwicklung des gesamten Vergabeprozesses, mindestens bis zur elektronischen Angebotsabgabe, Öffnung und Zuschlagserteilung, überrascht mich das nicht.

Wir merken täglich, wie schwer sich Vergabestellen damit tun, eVergabe durchgängig einzuführen. Und wir beschäftigen uns schon lange damit. Seit 1996 betreiben wir unsere Ausschreibungsdatenbank im Internet. Schon 2001 hatten wir die ersten Module unserer eVergabe-Lösung entwickelt und man konnte über www.bi-online.de schon elektronische Vergabeunterlagen herunterladen. Seit 2002, also schon seit mehr als 8 Jahren, können über unser eVergabe-System verschlüsselte und mit elektronischer Signatur versehene Angebote abgegeben werden.

Seitdem werben wir intensiv für die eVergabe. Zugleich entwickeln wir das System weiter, machen das System für Auftraggeber und für Bieter komfortabler. Zudem bieten wir sowohl Vergabestellen als auch Bietern Unterstützung bei der Einführung der elektronischen Vergabe an. Was die elektronische Angebotsabgabe betrifft, bisher mit wenig Resonanz. Das hat sich auch nicht verändert, nachdem 2006 die fortgeschrittene Signatur möglich wurde.

Was sind Ihrer Meinung nach die Gründe dafür, dass nach rund 10 Jahren die eVergabe immer noch nicht weiter ist?

Da gibt es verschiedene Gründe. Durch eVergabe wird vieles anders: Neue Abläufe, Arbeitsbeziehungen – Gewohntes gilt nicht mehr. Viele Vergabestellen möchten sich auf solche Veränderungen noch nicht einlassen. Hinzu kommt, dass sich die Einsparpotenziale der eVergabe nicht genau beziffern lassen. Und da der Druck, effizienter zu arbeiten, in den Ämtern noch nicht so stark ist wie in der Wirtschaft, wartet so manche Vergabestelle einfach erst mal ab. In den Vergabestellen aber beginnt die Prozesskette. Nur so weit die Vergabestelle den elektronischen Weg vorsieht, kann der Bieter diesen Weg auch nutzen.

Bieter sagen uns, dass sie darauf warten, dass eVergabe in größerem Umfang möglich wird. So dass es sich für sie lohnt, sich damit zu beschäftigen. Und natürlich wünschen sie sich einfache Werkzeuge, mit denen sie verschiedene Systeme gleichermaßen bedienen können. So dass sie mit der eVergabe wirklich Zeit und Mühe sparen.

Sicher wird es noch eine Weile dauern, bis die elektronische Angebotsabgabe sich durchsetzt. Aber warum setzen noch nicht alle Vergabestellen konsequent darauf, ausschließlich elektronische Vergabeunterlagen auszugeben, auf den Versand per Post völlig zu verzichten? Schon im Vergaberecht 2000 hieß es: „Die Vergabeunterlagen sind den Bewerbern in kürzestmöglicher Frist und in geeigneter Weise zu übermitteln“. Der schnellstmögliche Weg ist der elektronische. Und natürlich ist er geeignet. Firmen, die ein qualifiziertes Angebot erarbeiten können, sind längst in der Lage, elektronische Vergabeunterlagen sicher zu handhaben. Und wer noch nicht so weit ist, wird mit nur ein bisschen Unterstützung – wir z.B. helfen da immer gern – auf den notwendigen Stand gebracht. Der Parallelversand von elektronischen Unterlagen und Papier ist unnötig. Er verursacht Doppelarbeit, nicht nur beim Kopieren und Versenden der Unterlagen, sondern auch beim Erfassen der Bewerber, bei der Handhabung von Änderungen oder beim Verschicken von Mitteilungen.

Die EU macht hinsichtlich der Zulassung der elektronischen Angebotsabgabe keine Einschränkungen: Es steht allein im Ermessen der Vergabestelle, elektronische Angebote zuzulassen. Auch im VOL-Bereich kann die Vergabestelle entscheiden, ob sie allein die elektronische Angebotsabgabe zulassen will. Hier stehen für die eVergabe alle Wege offen – wenn die Vergabestelle es will.

Im VOB-Bereich hat die Vergabestelle diese Entscheidungsfreiheit nicht. Mit Rücksicht auf kleine Bau- und Handwerksbetriebe sind bei nationalen Bauausschreibungen „Angebote in Papierform immer zuzulassen“. Wenn eVergabe von den politischen Entscheidungsträgern wirklich gewollt ist, darf es solche Einschränkungen im Vergaberecht nicht geben. Im Gegenteil, wäre es inzwischen nicht an der Zeit, die Vergabestellen rechtlich zu verpflichten, wenigstens die Bekanntmachungen und Vergabeunterlagen elektronisch bereitzustellen? Das könnte der eVergabe einen Schub geben.

“eVergabe ist zuallererst Sache der Vergabestelle.”

Vielleicht liegt es ja auch an den Kosten für die Bieter. Aktuell wird jedenfalls kontrovers diskutiert, wer eigentlich für die eVergabe zahlen soll. Das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie sieht die Beschaffer in der Pflicht, weshalb der neue § 6 Abs. 2 bzw. § 6 EG VOL/A 2009 bestimmt, „von den Bewerbern und Bietern dürfen Entgelte für die Durchführung der Vergabeverfahren nicht erhoben werden.“ Was meinen sie?

Dass es mit der eVergabe nur langsam vorangeht, liegt nicht an den Kosten für die Bieter. Unternehmen denken praktisch, wägen zwischen Aufwand und Nutzen ab. Und wenn sie einen Nutzen für sich sehen, sind sie auch bereit, dafür zu zahlen.

Trotzdem meinen wir, dass eVergabe zuallererst Sache der Vergabestelle ist. Sie ist verpflichtet, ihre Beschaffungen nach dem Vergaberecht durchzuführen. Die eVergabe-Verfahren werden durch sie initiiert. Sie wählen das System aus, über das die Vergaben laufen. Vergabestellen können sich für ein teures oder ein preiswertes Kostenmodell entscheiden. Damit entscheiden sie über den Hauptteil der Prozesskosten.

Bieter haben keine Wahl: Sie müssen das System nutzen, das ihnen die Vergabestelle vorgibt. Wenn sich die Vergabestelle ein teures System leistet, dürfen Bieter nicht bestraft werden. Sie haben auf die Kosten der eVergabe keinen Einfluss und sollten deshalb an den direkten Verfahrenskosten nicht beteiligt werden. Das kann aber nicht heißen, dass den Bietern im Zusammenhang mit ihrer Teilnahme an eVergabe-Verfahren gar keine Kosten entstehen. So wie der Bieter zum Erstellen seines Angebotes ein Kalkulationsprogramm, Word oder Excel verwendet – natürlich selber finanziert – wird er auch Tools und Service-Angebote zur Bieterunterstützung nutzen, damit er die notwendigen Aufgaben rund um die Teilnahme an der eVergabe leichter und sicherer bewältigen, Beratung in Anspruch nehmen kann. Warum sollten für den Bieter solche Leistungen kostenlos zu haben sein?

Die Vergabestelle versendet ja derzeit auch mit den schriftlichen Vergabeunterlagen weder frankierte Rückumschläge, Kugelschreiber, Bleistifte, Schreibmaschinen noch Taschenrechner, um dem Bieter die Erstellung und Abgabe der Angebote zu ermöglichen.

Stichwort Akzeptanz: Wenn Sie eine Vergabestelle überzeugen müssten, eVergabe einzuführen, was sind Ihrer Meinung nach die besten Argumente?

Es gibt viele gute Argumente für die eVergabe. Auf Anhieb fallen mir diese ein:

– Das formale Verfahren wird besser beherrschbar,

– eVergabe strukturiert den formalen Ablauf der Vergabe. Vergabestellen und Bieter werden sicher durch das Verfahren geführt,

– Fehler werden minimiert, z.B. durch Prüf- und Überwachungsroutinen. Im bi eVergabe-System wird u.a. geprüft, ob Eingaben plausibel und Termine rechtlich korrekt sind. Fristen im Verfahren werden überwacht, um zur rechten Zeit Mitteilungen oder Unterlagen zu versenden, oder den Bearbeiter an dringend anstehende Aufgaben zu erinnern,

– eFormulare erleichtern die Arbeit. Gerade haben wir in unser System ein intelligentes Formularmanagement mit den neuen, für die eVergabe optimierten Formularen nach VHB Bund eingebunden. Die Formulare vereinfachen die Datenerfassung und steuern den Vergabeprozess,

– Zusammenarbeit wird organisiert, z.B. die Arbeit zwischen verschiedenen Ämtern oder die Zusammenarbeit mit Ingenieurbüros. Bei Systemen mit einem ausgefeilten Rollen- und Rechtemanagement lassen sich Aufgaben und Verantwortlichkeiten für alle an der Vergabe Beteiligten detailliert festlegen. Damit wird geklärt, wer „bearbeiten“ und wer „entscheiden“ darf.

Und nicht zuletzt: eVergabe ist unbestechlich und erschwert Korruption. An der Vergabe Beteiligte können nur im Rahmen der zugewiesenen Berechtigungen aktiv werden. Alle ihre Aktionen im Vergabeverfahren werden dokumentiert. Das macht die Vergabe transparent nachvollziehbar.

Und gegenüber Bietern der Privatwirtschaft?

Auch Bieter profitieren von der Straffung der Vergabe, von verkürzten Informationswegen, von einem übersichtlichen Verfahren, von weniger Fehlern. Und transparentere Vergabeverfahren liegen besonders im Interesse der Bieter. Unternehmen, die elektronisch arbeiten, erhalten einen Zeitvorsprung: Postwege entfallen. Elektronische Vergabeunterlagen stehen sofort zur Verfügung und können unmittelbar digital weiter bearbeitet werden. Mitteilungen zum Vergabeverfahren erreichen die Bewerber innerhalb von Minuten. Sofort kann der Bieter darauf reagieren. Es bleibt mehr Zeit für die Erarbeitung des Angebots. Bietertools helfen beim Verwalten und Bearbeiten der Angebote, beim Zusammenstellen der Unterlagen, prüfen die Vollständigkeit, helfen bei Signieren und Verschlüsseln der Angebote. Das gibt Sicherheit.

Überregional tätige Bieter sehen sich nach wie vor einer extrem heterogenen und untereinander inkompatiblen eVergabe-Landschaft gegenüber. Glauben Sie, dass es wirklich einmal den Multi-Bieter-Client geben wird, mit dem alle Plattformen adressiert werden können. Haben die Anbieter von eVergabe-Systemen überhaupt ein Interesse daran?

Wir sind überzeugt davon, dass es Multi-Bieter-Clients geben wird. Schnell geben muss! Sonst wird sich eVergabe nicht durchsetzen. Es gab Zeiten, in denen einzelne eVergabe-Anbieter daran arbeiteten, mit ihrem System einen De-Facto-eVergabe-Standard zu setzen. Diese Art von Standard wird es (zum Glück) nicht geben. So profitieren sowohl Vergabestellen als auch Bieter von der Vielfalt der Lösungen.

Leider aber können die Systeme noch nicht miteinander kommunizieren. Darunter leiden besonders die Bieter. Sie müssen sich derzeit noch mit allen Systemen auseinandersetzen. Um an Ausschreibungen teilzunehmen, sich zu bewerben, Vergabeunterlagen herunterzuladen oder elektronische Angebote abzugeben, wird für jedes System ein besonderer Zugang gebraucht, ggf. muss sogar eine spezielle Bietersoftware angeschafft und installiert werden. Das ist auf Dauer so nicht tragbar. Multi-Plattform-Bieter-Clients, die mit allen eVergabe-Lösungen arbeiten können, werden dringend gebraucht.

Glauben Sie, dass alle eVergabe-Anbieter ein wirkliches Interesse an Multi-Bieter-Clients haben?

Das weiß ich nicht. Wir jedenfalls arbeiten mit aller Kraft daran mit, einen einheitlichen Standardisierungsansatz im Projekt X-Vergabe konsequent voranzutreiben.

Welche Rolle spielt dabei das Projekt X-Vergabe?

Interoperable Bieter-Lösungen können nur auf der Basis eines plattformübergreifende Daten- und Prozessstandards entwickelt werden. Die Spezifizierungen für einen solchen Standard werden im Rahmen des Projekts X-Vergabe definiert und abgestimmt. Ohne diesen EINEN EINHEITLICHEN ABGESTIMMTEN Standardardisierungsansatz sind die Bemühungen einzelner Anbieter um einen „Multi“-Bieterclient nicht zielführend.

Im Projekt X-Vergabe arbeiten Hersteller von eVergabe-Lösungen sowie Vertreter von Vergabestellen und der Wirtschaft seit 2008 gemeinsam an plattformübergreifenden Daten- und Prozessstandards, um die Kommunikation zwischen den unterschiedlichen Systemen zu ermöglichen und eine Grundlage für einheitliche Bieterzugänge zu den verschiedenen Vergabeplattformen zu schaffen. Wir arbeiten in allen Arbeitsgruppen von Beginn an intensiv mit.

Die Arbeitsgruppe „Schnittstelle“ definiert einheitliche Funktionen, über die der viel gewünschte Multi-Plattform-Bieter-Client elektronische Bewerbungen, Vergabeunterlagen, elektronische Angebote, Anfragen, Antworten, Mitteilungen usw. zwischen Bietern und den eVergabe-Systemen austauschen kann. Die Arbeitsgruppe „Vergabeunterlagen“ hat die Aufgabe, den technischen Aufbau der Bewerbungen, Vergabeunterlagen, Angebote, Anfragen, Antworten und Mitteilungen zu standardisieren. Ende des vergangenen Jahres einigten sich die Teilnehmer des Projektes X-Vergabe auf eine einheitliche Kommunikationsschnittstelle für die elektronische Vergabe. Damit sind die Aussichten, in absehbarer Zeit auch Multi-Bieter-Clients anbieten zu können, greifbar geworden.

Wir werden die in X-Vergabe spezifizierten Datenschnittstellen auf jeden Fall in unser eVergabe-System einbinden. bi eVergabe wird dann mit allen X-Vergabe-konformen Multi-Plattform-Bieterclients kommunizieren können.

bi AusschreibungsDienste ist eine Kooperation mit Vergabe24 eingegangen. Was waren die Gründe?

Schon vor Jahren haben wir unser Ausschreibungsangebot für die Länder Brandenburg, Berlin und Mecklenburg-Vorpommern in den Verbund von Vergabe24 eingebracht. Seit Anfang letzten Jahres bieten wir auch unsere Ausschreibungen für Schleswig-Holstein, Hamburg, Bremen und Niedersachsen über Vergabe24 an. Einerseits wollten wir mit der Kooperation der immer mehr um sich greifenden Zersplitterung im Vergabewesen entgegenwirken, andererseits wollten wir die Potenziale und Synergien eines solchen Verbundes nutzen, um mit gebündelter Kraft unser Leistungsangebot weiter zu verbessern und den mit Steuermitteln finanzierten Vergabeplattformen der Länder und des Bundes wirkliche Mehrwerte gegenüberstellen.

Auf der Suche nach einem Partner hat uns die Philosophie von Vergabe24 – think global, act local – überzeugt. Über die Plattform www.vergabe24.de ermöglichen wir mit unseren Partnern den zentralen Zugang zu unseren Vergabeplattformen, eVergabe-Lösungen und Dienstleistungen. Bekanntmachungen und Vergabeunterlagen werden dezentral durch die Partner akquiriert und aufbereitet und sowohl regional als auch länderübergreifend über Vergabe24 bereitgestellt. Und für die Betreuung von Vergabestellen und Bietern ist jeder Partner in seiner Region, in der Nähe seiner Kunden, präsent.

“Wir werden gebeten, Ausschreibungen nicht auf unserer Vergabeplattform, sondern nur in Druckausgaben zu veröffentlichen, damit die Veröffentlichungspflicht auf bund.de nicht greift”

Lassen Sie uns in die Zukunft schauen: Der neue § 12 Abs. 1, Satz 2 VOL/A bestimmt, dass, sofern eine Ausschreibung im Internet bekannt gemacht wird, diese auch über bund.de auffindbar sein muss. § 12 Abs. 1 Nr. 1 VOB/A enthält zumindest eine solche „Kann“-Bestimmung. Wenn man das zu 100 % umsetzt, sind künftig alle Ausschreibungen auch über bund.de zu finden? Können Sie noch ruhig schlafen?

In § 12 VOL/A heißt es, dass Bekanntmachungen, die im Internet veröffentlicht werden, auch über die Suchfunktionen von bund.de “ermittelbar” sein müssen. Welche Angaben dafür notwendig sind, ist nicht bestimmt. Auf jeden Fall muss auch nach der Regelung der VOL/A auf bund.de nicht der vollständige Bekanntmachungstext zu finden sein. Für Vergabestellen bedeutet die Veröffentlichungspflicht auf bund.de zusätzlichen Aufwand, für kleine Vergabestellen stellt sie sogar eine Hürde dar, die einige nicht überwinden können oder wollen. So kommt es vor, dass wir gebeten werden, Ausschreibungen nicht auf unserer Vergabeplattform im Internet, sondern nur in unseren Druckausgaben zu veröffentlichen, damit die Veröffentlichungspflicht auf bund.de nicht greift. Eine solche Reaktion der Vergabestellen ist sicher von den Verdingungsausschüssen so nicht beabsichtigt.

Für uns ist es fraglich, ob sich der Aufwand lohnt, ob dem Bieter die Veröffentlichung auf bund.de am Ende wirklich nutzt. Vielen Firmen reicht es nicht, was auf bund.de geboten wird. Sie möchten aus der Vielzahl der Ausschreibungen ohne Aufwand schnell „ihren“ Auftrag finden. Für die Leistungen, die sie anbieten. Nicht nur viele Bekanntmachungen. Kommerzielle Ausschreibungsdienstleister bieten das. Dafür stecken sie viel Arbeit in die professionelle Aufbereitung der Bekanntmachungen, kümmern sich darum, möglichst alle Ausschreibungen anzubieten. Vergabe24 und bi-online bieten neben einer komfortablen Ausschreibungsrecherche auch schnellen, elektronischen Zugriff auf Vergabeunterlagen und eVergabe an. Nicht zuletzt erhalten sowohl Vergabestellen als auch Bieter jede Menge Hilfe und Unterstützung rund um die Ausschreibung und Vergabe.

All das kann von bund.de nicht angeboten werden, ohne dass noch mehr Steuergelder verschlungen werden. Deshalb sind wir sicher, dass die Mehrwerte, die wir bieten, von unseren Kunden auch weiterhin gebraucht und angenommen werden.

Was sind Ihre Pläne für die Zukunft?

Die bi-AusschreibungsDienste beteiligen sich seit 1.1.2010 an Vergabe24. Unser Ziel ist es, gemeinsam mit unseren Partnern in Vergabe24 diese Plattform weiter zu stärken und ihren Platz als die Vergabeplattform für Deutschland noch deutlicher zu profilieren. Aktuell wird daran gearbeitet, die bi-AusschreibungsDienste noch besser in die Vergabe24-Plattform zu integrieren. In diesem Zusammenhang werden für die Nutzer wichtige Funktionen verbessert, wie z.B. die Recherche nach Ausschreibungen.

Die bi-eVergabe soll so in Vergabe24 eingebunden werden, dass alle Bieterfirmen, die Kunden von Vergabe24 sind, und alle Vergabestellen diese eVergabe-Lösung nutzen können. Sie zeichnet sich bei aller Leistungsfähigkeit als besonders bedienerfreundlich aus, und bietet den Vergabestellen ein sehr faires Kostenmodell.

Vielen Dank für das Interview!

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Rudi Grimm hat nach einem Volkswirtschaftsstudium an der Universität Kiel Tätigkeiten für Verlage in Nürnberg und Hamburg ausgeübt, bevor er zum Norddeutschen Wirtschaftsverlag kam, der Vorläuferfirma der heutigen bi medien GmbH. Seit 1993 ist er alleiniger Geschäftsführer der bi medien GmbH. Das Unternehmen ist seit 1951 im Ausschreibungsgeschäft tätig, hat zunächst über Jahrzehnte Ausschreibungsblätter herausgebracht und betreibt seit 1996 eine Ausschreibungsdatenbank im Internet. Seit 2001 entwickelt und betreibt die bi medien GmbH ein eVergabesystem, um den Vergabestellen auch in diesem Bereich eine passende Lösung anzubieten.