Die Vergabe von Aufträgen für IT-Projekte ist ein zentraler Bestandteil der Tätigkeiten öffentlicher Verwaltungen. Der Vergabeprozess stellt jedoch eine erhebliche Herausforderung dar, insbesondere bei der Erstellung von Leistungsbeschreibungen. Um diesen Prozess nachhaltiger und effizienter zu gestalten, hat die Bertelsmann Stiftung zusammen mit der Fachhochschule Potsdam und der Social Data Science Company &effect den Ausschreibungspiloten als unterstützendes Informationsportal ins Leben gerufen, der in diesem Gastbeitrag vorgestellt werden soll:

Ausschreibungen sind ein wesentlicher Bestandteil der öffentlichen Verwaltung. Besonders bei IT-Projekten gibt es jedoch zahlreiche Herausforderungen. Diese erfordern von den Mitarbeitenden Kenntnisse in Bereichen wie Open Source, Datenschutz und Datensicherheit, Infrastruktur, Hosting und Betrieb sowie Produktbeschreibungen.

Den Wissenstransfer von Technologie-Know-how in die Verwaltung stärken

Um Ausschreibungen erfolgreich und effizient durchzuführen, ist es wichtig, die Kompetenzen der Verwaltungsmitarbeitenden zu stärken und den Wissenstransfer aus Zivilgesellschaft, Wissenschaft und Wirtschaft in die Verwaltung zu fördern. Ohne diese Unterstützung kann das volle Potenzial von IT-Projekten in der öffentlichen Verwaltung nicht ausgeschöpft werden.

Die Herausforderung des Wissenstransfers lässt sich auf verschiedenen Wegen angehen. Um konkrete Problemstellungen und Lösungsansätze zu identifizieren, hat die Bertelsmann Stiftung Interviews mit Mitarbeitenden der öffentlichen Verwaltung – von Bundes- über Landes- und Kommunaleinrichtungen bis hin zu kommunalen Betrieben – sowie Hochschulen und Innovationslaboren geführt.

Ein identifizierter Bedarf besteht insbesondere im Vergabe- und Umsetzungsprozess, bei dem es häufig an technischer Expertise fehlt. Dies führt oft zu unzureichenden und zu komplexen Vergabedokumenten, auf die sich viele innovative Firmen nicht bewerben, da sie sich nicht adäquat angesprochen fühlen. Das Resultat sind oft minderwertige Softwarelösungen, die nicht Open Source sind und somit schwer übertragbar.

Mit dem Ausschreibungspiloten erfolgreich Leistungsbeschreibungen verfassen

Um diesem Problem zu begegnen, wurde der Ausschreibungspilot entwickelt. Dieses kostenfreie, online verfügbare Portal bietet umfassende Informationen zur Erstellung von Leistungsbeschreibungen für IT-Projekte und fördert den Wissenstransfer. Der Ausschreibungspilot bietet drei Zugänge, die sich nach dem Stand der Ausschreibung richten:

1. Ein Leitfaden, der Schritt für Schritt durch die wichtigsten Themen der Leistungsbeschreibung führt, ideal für diejenigen, die sich am Anfang der Ausschreibung befinden.
2. Eine FAQ-Sektion, die häufig gestellte Fragen beantwortet und sich Mitarbeitende der öffentlichen Verwaltung richtet, die mit Ihrer Ausschreibung bereits weiter fortgeschritten sind.
3. Eine Checkliste mit den wichtigsten Punkten zum Ausdrucken und Abhaken für diejenigen, die bereits fast fertig sind.

Weiterentwicklung des Ausschreibungspiloten

Mit dem Ausschreibungspiloten möchte die Bertelsmann Stiftung die Kompetenzen der Mitarbeitenden der öffentlichen Verwaltung stärken, damit Ausschreibungen nachhaltig und effizient gelingen. Der Ausschreibungspilot ist nicht als abgeschlossenes Projekt konzipiert, sondern soll kontinuierlich weiterentwickelt werden. Die Bertelsmann Stiftung möchte ein Unterstützernetzwerk aufbauen und allen, die sich für dasselbe Ziel einsetzen, die Möglichkeit zur Mitarbeit bieten.

Wenn Sie Interesse daran haben, den Ausschreibungspiloten weiterzuentwickeln oder das gesamte Projekt zu übernehmen, melden Sie sich gerne unter info@ausschreibungspilot.de.

Hinweis der Redaktion

Der Beitrag wurde von der Bertelsmann Stiftung verfasst.